Programme zur Bewerberverwaltung: Fünf Anbieter im Überblick

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Funktionen den Vergleich entscheiden

Programme zur Bewerberverwaltung begleiten den Weg von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Den Kern bildet fast immer ein Bewerbermanagement mit Statusmodell, Bewerberdatenbank, Vorlagen und Auswertung der Eingänge.

Dazu kommen je nach Tarif ein Karriereseiten-Editor, Multiposting an Jobbörsen, Terminplanung für Vorstellungsgespräche, Bewerberpool und Onboarding-Listen. Der Umfang dieser Bausteine ist der erste Unterschied zwischen den Anbietern.

Für Betriebe mit 20 bis 500 Beschäftigten zählt weniger die Zahl der Funktionen als ihre tatsächliche Nutzung. Ein Handwerksbetrieb veröffentlicht wenige Stellen im Jahr, ein Pflegedienst besetzt laufend neue Positionen.

Fünf Funktionen entscheiden im Alltag:

Der Bewerberpool ist der datenschutzrechtlich heikelste Baustein. Ohne Einwilligung dürfen Bewerbungsdaten nicht für spätere Stellen aufbewahrt werden. Viele Systeme bringen deshalb automatische Löschfristen mit.

Schnittstellen entscheiden darüber, ob Daten doppelt gepflegt werden. Wer Bewerberdaten nach der Einstellung in Lohn und Zeiterfassung übernehmen will, braucht eine Anbindung oder einen Export mit klarer Feldzuordnung.

Personio und Rexx liefern Bewerbermanagement als Teil einer breiten Personalsoftware. softgarden setzt den Schwerpunkt auf Recruiting und Mitarbeiterbindung, HR4YOU auf Module für Verwaltung, Zeit und Organisation.

Sage HR ordnet Personalakte, Abwesenheiten und Onboarding in den Mittelpunkt und ergänzt das Recruiting tarifabhängig. Damit unterscheiden sich die fünf Systeme schon im Ausgangspunkt, bevor Preise verglichen werden.

Fünf Anbieter im Überblick: Personio, softgarden, HR4YOU, Sage HR und Rexx

Die folgenden Kurzporträts ordnen die fünf Systeme nach Schwerpunkt, Betriebsmodell und Preisauskunft ein. Konkrete Anbieterpreise, Laufzeiten und Kündigungsfristen sind in den jeweiligen Angeboten zu klären.

Personio aus München führt Bewerbermanagement als Modul neben Personalverwaltung, Zeiterfassung und Entgeltabrechnung. Das Unternehmen nennt Preise im individuellen Angebot und veröffentlicht keine Liste. Erweiterungen laufen über einen Marktplatz mit Partneranwendungen.

softgarden aus Berlin konzentriert sich auf das Recruiting. Die Produktseite von softgarden zum Bewerbermanagement nennt Karriereseiten, Multiposting, Bewerbermanagement und Active Sourcing als Bestandteile, dazu Funktionen für die Mitarbeiterbindung.

HR4YOU stellt Bewerbermanagement als Modul einer Suite bereit, die Personalverwaltung, Zeiterfassung und Organisationsfunktionen ergänzt. Nach Anbieterangaben ist der Betrieb in der Cloud oder lokal möglich. Die Kosten hängen vom Modulumfang ab, klären Sie sie im Erstgespräch.

Sage HR bündelt Personalakte, Abwesenheiten und Onboarding in einer Cloud-Anwendung. Das Recruiting ist je nach Tarif enthalten oder zubuchbar, abgerechnet wird pro Beschäftigtem und Monat. Die Anbindung an weitere Sage-Produkte erleichtert die Lohnvorbereitung.

Rexx Systems aus Hamburg bietet Bewerbermanagement in einer Suite mit Personalverwaltung und Zeiterfassung, wahlweise als Cloud- oder lokale Installation. Das Unternehmen veröffentlicht eine Preisliste von Rexx Systems für Bewerbermanagement und Personalsoftware.

Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragsgestaltung

Laufzeiten stehen nicht auf den Produktseiten der Anbieter. Sie ergeben sich aus dem Angebot und den Vertragsunterlagen, deshalb lassen sie sich nur über eine Anfrage erheben. Vertragsmodelle reichen von monatlicher Abrechnung bis zu mehrjährigen Laufzeiten; bei Cloud-Abos ist die jährliche Abrechnung verbreitet.

Vereinbaren Sie die Laufzeit ausdrücklich im Angebot und lassen Sie sich die Kündigungsfrist schriftlich bestätigen. Wird eine Verlängerungsklausel genannt, prüfen Sie, ob sich der Vertrag stillschweigend verlängert.

Ebenso wichtig ist die Frage, was bei einer sinkenden Beschäftigtenzahl passiert. Werden Lizenzen heruntergestuft oder läuft der Vertrag auf der alten Stufe weiter?

Bei Cloud-Anwendungen gehört die Verfügbarkeit in den Vertrag. Lassen Sie sich Wartungsfenster, Wiederherstellungszeiten und den Ablauf bei Störungen beschreiben, bevor Sie unterschreiben.

Ein weiterer Punkt sind Ausstiegskosten. Fragen Sie nach dem Exportformat, nach der Frist für die Datenübergabe und danach, ob Bewerberdaten in einem gängigen Format zurückgegeben werden.

Datenschutz und DSGVO bei Bewerberdaten

Für Bewerbungsdaten gilt die Verordnung (EU) 2016/679, die Datenschutz-Grundverordnung, unabhängig vom gewählten Anbieter. Verantwortlicher bleibt der Betrieb, nicht die Software.

Mit jedem Anbieter brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Darin sind Zweck, Dauer und Art der Verarbeitung, Unterauftragsverhältnisse, Serverstandort und Löschfristen festzuhalten.

Bewerbungsdaten sind zu löschen, sobald sie für das Verfahren nicht mehr erforderlich sind. In der Praxis werden häufig sechs Monate nach Abschluss genannt, weil Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden müssen.

Unterschiede zwischen den Anbietern entstehen bei den Details: Rechenzentrumsstandort, Verschlüsselung, Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung von Zugriffen und die Frage, ob der Betrieb Löschfristen selbst konfigurieren kann.

Prüfen Sie außerdem, welche Daten in Auswertungen und Bewerberpools fließen. Ein Bewerberpool ohne Einwilligung und ohne Löschautomatik ist der häufigste Fehler in der Praxis.

Kosten, Preismodelle und Beispielrechnung

Preismodelle unterscheiden sich stärker als die Funktionslisten. Verbreitet sind Abrechnung pro Beschäftigtem und Monat, pro ausgeschriebener Stelle, pro nutzendem Fachbereich oder als Paketpreis mit Staffelung nach Unternehmensgröße.

Die folgende Tabelle ist eine Beispielrechnung der Redaktion, keine Preisangabe eines der genannten Anbieter. Sie beruht auf einem Ansatz von 6,50 Euro pro Beschäftigtem und Monat netto und auf zwei höheren Ansätzen für umfangreichere Pakete.

Alle Werte der Tabelle sind monatliche Kosten in Euro netto. Bei 50 Beschäftigten und 6,50 Euro pro Kopf ergeben sich 325 Euro im Monat und 3.900 Euro im Jahr, bei 200 Beschäftigten 1.300 Euro im Monat und 15.600 Euro im Jahr.

Die im Text erwähnte Preisliste von softgarden staffelt das Angebot nach Mitarbeiterzahl und Funktionsumfang; konkrete Beträge nennt dieser Überblick nicht.

Recherchieren Sie zusätzlich die einmaligen Kosten. Einrichtung, Datenimport, Schnittstellenanpassung und Schulungen tauchen selten in der Monatsangabe auf, fallen aber bei jedem Anbieter an.

Cloud-Dienste prüfen: Kriterien vor der Anbieterauswahl

Ein etablierter Prüfrahmen für Cloud-Dienste ist der Bitkom-Leitfaden zu Cloud Computing aus dem Jahr 2009. Er benennt Kriterien zu Verfügbarkeit, Vertragsgestaltung, Datenschutz und Ausstieg aus einem Cloud-Vertrag. Viele dieser Punkte stehen heute in gängigen Anbieterfragebögen.

Für die Auswahl hilft eine kurze Checkliste:

In fünf Schritten zum passenden System

Häufige Fragen

Was kostet ein Programm zur Bewerberverwaltung?

Die 6,50 Euro pro Beschäftigtem und Monat netto sind der Ansatz der redaktionellen Beispielrechnung, kein ausgewiesener Einstiegspreis eines Anbieters. Die tatsächlichen Preise hängen vom Tarif, von der Beschäftigtenzahl und vom gewählten Funktionsumfang ab. Einmalige Einrichtungs- und Schulungskosten kommen hinzu.

Welche Laufzeiten sind bei Bewerberverwaltungsprogrammen üblich?

Die Anbieter nennen Laufzeiten nicht auf ihren Produktseiten. Üblich sind Modelle von monatlicher Abrechnung bis zu mehrjährigen Verträgen, bei Cloud-Abos häufig mit jährlicher Zahlung. Lassen Sie Laufzeit und Kündigungsfrist im Angebot ausdrücklich ausweisen.

Reicht für 20 Beschäftigte ein einfaches System?

Für wenige Stellen im Jahr genügt meist ein Paket mit Bewerbermanagement, Karriereseite und Vorlagen. Bewerberpool, Active Sourcing und Auswertungen sind dann verzichtbar. Prüfen Sie trotzdem, ob Schnittstellen zur Lohnabrechnung vorhanden sind.

Wo liegen die Bewerberdaten bei cloudbasierter Bewerberverwaltung?

Das hängt vom Rechenzentrum des Anbieters ab und ist im Auftragsverarbeitungsvertrag zu regeln. Fragen Sie nach Standort, Unterauftragnehmern, Verschlüsselung und Zugriffsprotokollierung. Verantwortlicher für die Verarbeitung bleibt Ihr Betrieb.

Sind die Preise pro Bewerbung oder pro Beschäftigtem?

Beide Modelle existieren. Pro Kopf und Monat abgerechnet wird vor allem bei breiten Personalsoftwaresuiten, pro Stelle oder Paket bei reinen Recruitingwerkzeugen. Rechnen Sie beide Varianten mit Ihren eigenen Zahlen durch, bevor Sie verhandeln.