Welche Schnittstellen braucht eine Bewerberverwaltung zum Lohnprogramm?

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Bewerberverwaltung übergibt Stammdaten einmalig, das Lohnprogramm führt sie danach selbst.
Übliche Wege sind DATEV-Importformate, REST-API, CSV-Dateien und SFTP-Verzeichnisse.
ELSTER ist der Behördenzugang des Lohnprogramms für ELStAM, keine Schnittstelle zur Bewerberverwaltung.
Ohne festen Feldkatalog entstehen Dubletten, falsche Eintrittsdaten und doppelte Arbeit.
Kosten bestehen aus Einrichtung, Modul und laufender Pflege, abhängig von Mitarbeiterzahl und Umfang.

Schnittstelle, Behördenzugang und Personalverwaltung trennen

Drei Begriffe fallen in Projekten oft durcheinander. Eine Schnittstelle zwischen Bewerberverwaltung und Lohnprogramm ist ein Datenkanal. Sie legt fest, welcher Datensatz in welchem Format, in welche Richtung und zu welchem Zeitpunkt übertragen wird.

Davon getrennt ist der Behördenzugang des Lohnprogramms. Es meldet Beschäftigte zur Sozialversicherung an und ruft die Elektronischen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale über ELSTER ab. Die Bewerberverwaltung ist daran nicht beteiligt.

Die dritte Ebene ist die Softwarearchitektur. Führt ein Anbieter Bewerberverwaltung und Lohnabrechnung in einer Suite, ersetzt ein interner Datensatz den externen Transfer.

Die vier technischen Wege im Vergleich

Die vier technischen Wege

Technik

DATEV-Import: fest definierte Importdatei
REST-API: JSON über HTTPS mit Token
CSV-Datei: Textdatei mit Trennzeichen
SFTP: verschlüsselter Dateitransfer

Typischer Einsatz

DATEV-Import: Übergabe an DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS
REST-API: sofortige Übergabe und Statusabgleich
CSV-Datei: manueller Export bei kleinen Fallzahlen
SFTP: automatische Nachtläufe, mehrere Standorte

DATEV stellt für seine Lohnprogramme eigene Importformate bereit. Der Satzaufbau ist vorgegeben, eine frei gewählte Spaltenreihenfolge wird nicht angenommen.

Vier Wege im Vergleich

DATEV-Import

Technik: feste Importdatei
Einsatz: DATEV Lohn und Gehalt
Tempo: Dateiimport
Voraussetzung: vorgegebener Satzaufbau

REST-API

Technik: JSON über HTTPS
Einsatz: sofortige Übergabe
Tempo: ereignisnah
Voraussetzung: Endpunkte und Token

CSV-Datei

Technik: Textdatei mit Trennzeichen
Einsatz: manueller Export
Tempo: manuell
Voraussetzung: kleine Fallzahlen

SFTP

Technik: verschlüsselter Dateitransfer
Einsatz: automatische Nachtläufe
Tempo: zeitgesteuert
Voraussetzung: mehrere Standorte

Eine API arbeitet ereignisnah. Wird eine Bewerbung auf "eingestellt" gesetzt, kann der Datensatz sofort ins Lohnprogramm wandern. Voraussetzung sind dokumentierte Endpunkte und ein gültiges Zugangstoken.

CSV ist der kleinste gemeinsame Nenner. SFTP transportiert solche Dateien zeitgesteuert und verschlüsselt. Der DIHK erläutert in seinem Serviceportal Grundlagen der Cybersicherheit für Unternehmen und betont verschlüsselte Übertragungswege sowie klare Zugriffsregeln.

Diese Datenfelder gehören in den Feldkatalog

Person: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift
Identifikation: Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Personalnummer
Beschäftigung: Eintrittsdatum, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Abteilung, Kostenstelle
Entgelt: Entgeltgruppe, vereinbarte Arbeitszeit, Lohnart, Abrechnungsbeginn
Zahlung: IBAN, Steuerklasse, Krankenkasse, Beitragsgruppen

Die Personalnummer ist der wichtigste Schlüssel. Vergibt das Lohnprogramm sie selbst, muss sie nach der ersten Übergabe zurück in die Bewerberverwaltung gespeichert werden. Sonst entsteht beim nächsten Export eine zweite Person mit gleichem Namen.

Übergabe in fünf Schritten

Feldkatalog anlegenjedes Zielfeld im Lohnprogramm mit seiner Quelle im Bewerbermanagement verknüpfen.
Formate festlegenDatum nach ISO 8601, Zeichensatz UTF-8, Trennzeichen, Pflichtfelder.
Testlauf mit einem Datensatz fahren und das Ergebnis im Lohnprogramm Zeile für Zeile prüfen.
Automatisierung aktivieren, per Zeitplan oder Ereignis.
Protokoll führen, damit jede Übergabe nachvollziehbar bleibt.

Ein Testlauf mit einem echten Einstellungsdatensatz deckt Formatfehler auf, bevor der Monatslauf startet.

Was Schnittstellen kosten

Kosten entstehen an drei Stellen. Einmalig sind Einrichtung, Feldmapping und Testphase. Laufend fallen Modul- oder Lizenzgebühren sowie die Pflege bei Lohnarten- und Formularänderungen an.

Die Preise richten sich nach Mitarbeiterzahl und gebuchten Modulen. softgarden veröffentlicht Staffelpreise für das Bewerbermanagement nach Mitarbeiterzahl. Rexx Systems nennt in seiner Preisliste für Personalsoftware verschiedene Pakete.

Hinzu kommen interne Arbeitsstunden für Abstimmung, Tests und Fehlerbehebung. Diese Position fehlt in vielen Kalkulationen, obwohl sie den Aufwand im ersten Jahr prägt.

Typische Fehler bei der Übergabe

Doppelte Datensätze, weil die Personalnummer nicht zurückgespielt wird.
Datumsformate wie TT.MM.JJJJ treffen auf JJJJ-MM-TT und kippen den Eintritt.
Umlaute brechen, wenn eine Seite UTF-8 sendet und die andere ISO 8859-1 erwartet.
Pflichtfelder wie Sozialversicherungsnummer oder IBAN bleiben leer.
Fehlt das ELSTER-Zertifikat im Lohnprogramm, stockt die Anmeldung unabhängig von der Übergabe.

Häufige Fragen

Ersetzt eine Schnittstelle die manuelle Eingabe vollständig?

Nein. Die Erstübergabe lässt sich automatisieren. Änderungen nach dem Eintritt, etwa eine neue Kostenstelle, laufen oft weiterhin manuell oder über einen zweiten Export.

Muss die Bewerberverwaltung ELSTER beherrschen?

Nein. ELSTER gehört ins Lohnprogramm, das die Anmeldung und den Abruf der Lohnsteuermerkmale verantwortet. Die Bewerberverwaltung liefert nur die Stammdaten.

Welche Schnittstelle passt zu wenigen Einstellungen pro Jahr?

Bei geringen Fallzahlen reicht ein CSV-Export mit manueller Prüfung. Ab regelmäßigen Einstellungen lohnt sich eine API oder ein zeitgesteuerter SFTP-Import.

Wer haftet für fehlerhafte Datensätze?

Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Deshalb gehören ein Vier-Augen-Prinzip und ein Übergabeprotokoll in den Prozess.