Bewerberverwaltungsprogramme: Preismodelle und Kosten im Rechenbeispiel

Der Betrieb sucht eine passende Kalkulationsbasis

Ausgangspunkt ist ein Betrieb mit 60 Beschäftigten, 25 Ausschreibungen und 150 Bewerbungen pro Jahr. Er möchte verschiedene Angebote für eine Bewerberverwaltung vergleichen und wissen, welche Kosten im ersten Jahr entstehen und was danach weiterläuft. Dafür werden keine Anbieterpreise behauptet, sondern die vorliegenden Beispielwerte einheitlich auf Jahresbeträge bezogen.

Die Personalverantwortlichen prüfen, ob ein Tarif an Beschäftigte, veröffentlichte Stellen oder aktive Nutzer anknüpft. Sie trennen einmalige Aufwendungen von laufenden Gebühren und beziehen die Beträge anschließend auf die Bewerbungen. So wird sichtbar, warum ein niedriger Monatspreis allein noch keinen verlässlichen Vergleich ermöglicht.

Zuerst wird die Preislogik geprüft

Für den Betrieb kommen drei Modelle in Betracht: Abrechnung je Beschäftigtem, je Ausschreibung oder je aktivem Nutzer. Die passende Bezugsgröße hängt davon ab, wie viele Stellen ausgeschrieben werden und wer im Unternehmen Zugriff benötigt. Ein Anbieterüberblick hilft, die Modelle im Zusammenhang mit den Funktionen zu prüfen.

Im Modell je Beschäftigtem kostet jeder Kopf im Beispiel 5,00 Euro netto pro Monat. Bei 60 Beschäftigten sind das 300,00 Euro monatlich. Der Betrag lässt sich planen, wächst aber mit der Belegschaft. Für kleinere Unternehmen kann auch ein Vergleich mit Programmen für kleine Betriebe hilfreich sein.

Bei der Abrechnung pro Ausschreibung fallen im Beispiel 90,00 Euro je Stelle an. Für 25 Ausschreibungen ergibt das 2.250,00 Euro netto im Jahr. Dieses Modell kann bei wenigen Besetzungen günstiger sein, während es bei höherem Bedarf stärker zu Buche schlägt. Entscheidend ist, die Zahl der Stellen über den gesamten Zeitraum realistisch einzuschätzen.

Im Nutzer-Modell zählt, wie viele Personen einen aktiven Zugang benötigen. Im Beispiel brauchen sechs Personen ein Konto: zwei aus der Personalabteilung und vier Führungskräfte. Bei 25,00 Euro netto je aktivem Nutzer und Monat sind das 150,00 Euro monatlich, also 1.800,00 Euro netto im Jahr. Der Wert ist ein Kalkulationsbeispiel und kein Anbieterpreis.

Danach werden Zusatzposten gesammelt

Vor dem Kostenvergleich prüft der Betrieb, welche Arbeiten und Leistungen neben der Lizenz berechnet werden. Im Beispiel sind Einführung, Schulung und Speicherplatz berücksichtigt. Weitere Posten können für Datenimport, angepasste Formulare oder eine Anbindung an die Lohnbuchhaltung anfallen.

Für die Einführung stehen 1.900,00 Euro netto als einmaliger Kalkulationswert im Beispiel. Die Schulung ist mit 600,00 Euro für zwei Termine angesetzt. Bei neuen Führungskräften kann später zusätzlicher Schulungsaufwand entstehen. Die Werte dienen dem Vergleich und sind keine verbindlichen Preise eines bestimmten Anbieters.

Speicherplatz wird möglicherweise oberhalb eines enthaltenen Volumens separat abgerechnet; im Beispiel sind es 8,00 Euro je 10 GB und Monat bei einem Bedarf von 10 GB. Bei Cloud-Anwendungen prüft der Betrieb außerdem Laufzeit, Datenexport und Service-Level. Dabei ist auch der Umgang mit Bewerberdaten relevant; die DSGVO-Checkliste führt die Prüfpunkte auf.

Die Werte werden auf Jahresbasis gestellt

Für den Vergleich rechnet der Betrieb die monatliche Lizenz auf zwölf Monate hoch. Speicherplatz wird ebenfalls als Jahresposten angesetzt; Einführung und Schulung bleiben einmalige Positionen. So lässt sich unterscheiden, welche Beträge im Startjahr hinzukommen und welche Kosten im Folgejahr weiterlaufen.

Im Modell je Beschäftigtem betragen die Gesamtkosten des ersten Jahres damit 3.600,00 + 96,00 + 1.900,00 + 600,00 = 6.196,00 Euro netto. Bei 150 Bewerbungen sind das 41,31 Euro je Bewerbung im ersten Jahr.

Für das zweite Jahr werden Einführung und Schulung nicht erneut angesetzt. Lizenz und Speicherplatz ergeben dann 3.696,00 Euro netto; bei 150 Bewerbungen entspricht das 24,64 Euro je Bewerbung. Die Zahl macht deutlich, dass laufende Gebühren anders bewertet werden müssen als der höhere Aufwand zum Start.

Im Nutzer-Modell kommen zu den 1.800,00 Euro Lizenz die 96,00 Euro Speicherplatz sowie die einmaligen 1.900,00 Euro Einführung und 600,00 Euro Schulung. Das ergibt 4.396,00 Euro netto im ersten Jahr oder 29,31 Euro je Bewerbung. Im zweiten Jahr bleiben 1.896,00 Euro, das sind 12,64 Euro je Bewerbung.

Beim Modell je Ausschreibung ergeben 25 Stellen zu je 90,00 Euro, also 2.250,00 Euro, zusammen mit Speicherplatz sowie den einmaligen Posten für Einführung und Schulung 4.846,00 Euro netto im ersten Jahr. Auf 150 Bewerbungen bezogen sind das 32,31 Euro je Bewerbung. Im zweiten Jahr sind es 2.346,00 Euro oder 15,64 Euro je Bewerbung. Der Betrieb hält alle drei Rechnungen nebeneinander fest, statt nur die Monatsgebühr zu vergleichen.

Das Ergebnis verändert die Angebotsprüfung

Der Vergleich zeigt, dass die günstig wirkende Lizenz nicht automatisch die geringsten Gesamtkosten bedeutet. Im Beispiel ist das Nutzer-Modell mit 4.396,00 Euro im ersten Jahr am günstigsten, das Beschäftigten-Modell mit 6.196,00 Euro am teuersten. Ausschlaggebend sind die Bezugsgröße, einmalige Arbeiten und mögliche Zusatzposten. Wenn weniger Bewerbungen eingehen, verteilen sich Einführung und Schulung auf weniger Vorgänge; dadurch steigt der Betrag je Bewerbung, auch wenn sich die Lizenz nicht ändert.

Vor der Entscheidung fragt der Betrieb nach Gebühren für Speicherplatz, zusätzliche Schnittstellen, Support außerhalb der Geschäftszeiten und Stellenportale. Solche Positionen können in Anlagen aufgeführt sein. Für den Alltag mit Bewerberdaten ergänzt der Blick auf Datenschutz im Alltag die kaufmännische Prüfung, ersetzt aber nicht die Prüfung der konkreten Vertragsbedingungen.

Auch die Belegschaftsgröße bleibt wichtig. Im Beispiel kosten 60 Beschäftigte bei 5,00 Euro pro Person im Monat 300,00 Euro netto; bei 120 Beschäftigten wären es 600,00 Euro. Der Betrieb klärt deshalb, ob ein Tarifwechsel anteilig oder rückwirkend berechnet wird und welche Folgen die jeweilige Vertragslaufzeit hat.

Was sich aus dem Fall übernehmen lässt

Für die nächste Kalkulation übernimmt der Betrieb eine feste Reihenfolge: Bezugsgröße bestimmen, laufende und einmalige Posten trennen, Jahreswerte bilden und die Kosten je Bewerbung berechnen. Angebote werden auf derselben Grundlage verglichen. Außerdem hält das Unternehmen fest, ob die genannten Beträge netto sind und welche Leistungen außerhalb der Lizenz liegen.