Bewerberauswahl kleine Arbeitgeber: Kriterien, Verfahren und AGG Grenzen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein schriftliches Anforderungsprofil vor der Ausschreibung ist die Grundlage jeder Auswahl und jeder Absage.

Anforderungsprofil vor der Stellenausschreibung festlegen

Der erste Arbeitsschritt liegt vor der Anzeige. Der Inhaber oder die von ihm benannte Person hält schriftlich fest, welche Aufgaben die Stelle umfasst und welche Merkmale eine Bewerberin oder ein Bewerber mitbringen muss. Das Profil ist fertig, wenn jede Anforderung einer konkreten Aufgabe zugeordnet ist.

Sammeln Sie die Aufgaben zuerst, am besten mit der künftigen Führungskraft und dem Team. Aus dieser Liste entstehen Muss-Kriterien, die zwingend erfüllt sein müssen, und Kann-Kriterien, die nur die Rangfolge beeinflussen. Ein Muss-Kriterium, das niemand im Betrieb begründen kann, gehört gestrichen.

Für einen Betrieb mit zwölf Beschäftigten reichen drei bis fünf Muss-Kriterien. Typische Beispiele sind eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich, zwei Jahre Berufserfahrung, Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zur Schichtarbeit. Jedes Kriterium muss sich im Gespräch oder über Zeugnisse überprüfen lassen.

Formulieren Sie jedes Kriterium prüfbar. Der Begriff Teamfähigkeit lässt sich nicht messen, die Bereitschaft zur Abstimmung im Zweierteam am Wochenende schon. Ein prüfbares Kriterium nennt ein Merkmal, einen Nachweis und eine Mindestausprägung.

Legen Sie das Profil vor der Veröffentlichung fest und versehen Sie es mit Datum und Version. Wer Kriterien erst nach Eingang der Bewerbungen ergänzt, kann die Auswahl später kaum begründen. Ein Vermerk im Dateinamen oder eine abgelegte Fassung genügt als Nachweis der Reihenfolge.

Die Anzeige selbst darf keine Merkmale nach § 7 Absatz 1 AGG nennen. Dazu zählen Geschlecht, Alter, ethnische Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexuelle Orientierung. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz benennt diese Verbote und die Rechtsfolgen bei Verstößen.

Hinweise zur Ansprache von Bewerberinnen und Bewerbern bündelt der Deutsche Industrie- und Handelskammertag unter Fachkräfte.

Fünf Auswahlkriterien für Betriebe mit 5 bis 50 Beschäftigten

Diese fünf Kriterien lassen sich ohne Software abbilden und in jedem Verfahren gleich anwenden. Gewichten Sie sie, bevor Sie die erste Bewerbung lesen.

Beispiel für eine Gewichtung: 40 Punkte auf die Qualifikation, 30 auf die Erfahrung, je 15 auf Verfügbarkeit und Arbeitsweise, Gesamtsumme 100 Punkte. Vergeben Sie je Kriterium 1 bis 5 Punkte und multiplizieren Sie mit dem Gewicht. So entsteht für jede Bewerbung eine vergleichbare Zahl.

Prüfen Sie Zeugnisse, Zertifikate und Arbeitsproben getrennt von Selbsteinschätzungen. Ein Zeugnis belegt die Qualifikation, ein Arbeitsbeispiel die Arbeitsweise. In den Bewertungsbogen gehört deshalb je Kriterium eine Spalte mit dem Nachweis, auf den sich die Punkte stützen.

Fehlt Erfahrung in einem Kann-Kriterium, entscheidet die Einarbeitungszeit. Halten Sie im Profil fest, welche Kann-Kriterien innerhalb der ersten sechs Monate erlernbar sind. So verlieren Sie keine Bewerbungen, die alle Muss-Kriterien erfüllen.

Für die Suche nach Bewerbungen müssen kleine Betriebe nicht allein sorgen. Die Bundesagentur für Arbeit bündelt unter Arbeitskräfte finden Stellenangebote, Beratung und Fördermöglichkeiten für Arbeitgeber.

Der dreistufige Verfahrensablauf mit Zuständigkeiten und Zeiten

Der Ablauf folgt drei Stufen. Jede Stufe hat eine Zuständigkeit, eine Dauer und ein schriftliches Ergebnis.

Zuständig für Stufe 1 ist die benannte Person, meist der Inhaber selbst. Bei Stufe 2 und 3 sollte die künftige Führungskraft dabei sein, bei technischen Stellen zusätzlich eine Fachkraft. Wer welche Stufe verantwortet, wird vor der Anzeige schriftlich festgehalten.

Bereiten Sie den Leitfaden mit höchstens acht Fragen vor, die direkt aus dem Anforderungsprofil abgeleitet sind. Zulässig sind Fragen zu Qualifikation, Erfahrung, Verfügbarkeit und Arbeitsweise. Jede Frage wird allen Kandidaten in derselben Reihenfolge gestellt.

Bewerten Sie unmittelbar nach jedem Gespräch, solange die Eindrücke frisch sind. Getrennte Bewertungen der anwesenden Personen sind aussagekräftiger als eine gemeinsame Note. Weichen die Bewertungen stark ab, prüfen Sie die Belege, nicht den ersten Eindruck.

Nach Stufe 3 fällt die Entscheidung innerhalb von fünf Arbeitstagen. Die Zusage ergeht telefonisch und schriftlich, danach gehen die Absagen innerhalb von zwei Arbeitstagen heraus. Von der Veröffentlichung bis zur Zusage dauert das Verfahren mit diesem Zeitplan vier bis sechs Wochen.

Erreichen weniger als drei Personen Stufe 2, kann der Betrieb die Anzeige für 14 Tage erneut veröffentlichen. Fehlt bei allen Bewerbungen ein Muss-Kriterium, prüfen Sie zuerst das Profil und danach die Anzeige. Ein Absenken der Anforderungen während des laufenden Verfahrens ist zu dokumentieren und für alle Bewerbungen gleich anzuwenden.

Allgemeine Hinweise zu Abläufen, Fristen und Meldepflichten bündelt die Bundesagentur für Arbeit unter Personalfragen klären.

Fristen und Termine im Überblick

Diese Fristen sind betriebliche Richtwerte, keine gesetzlichen Vorgaben. Planen Sie je Stufe zwei Arbeitstage Puffer ein. Urlaubs- und Krankheitszeiten verschieben den Ablauf, nicht aber die Reihenfolge der Stufen.

Gesetzlich geregelt ist die Zweimonatsfrist des § 15 Absatz 4 AGG. Betroffene müssen ihre Ansprüche innerhalb dieser Frist schriftlich geltend machen, bei einer Ablehnung beginnt sie mit dem Zugang der Absage.

Dokumentationspflichten und Aufbewahrung

Das AGG verlangt keine bestimmte Form der Dokumentation. Im Streitfall zählt jedoch, was schriftlich vorliegt. Nach § 22 AGG muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Benachteiligung vorlag, wenn die Bewerberin oder der Bewerber Indizien dafür vorträgt und beweist.

Diese fünf Unterlagen sollten zu jedem Verfahren in einem Ordner liegen:

Notieren Sie den Absagegrund stichwortartig im Bewertungsbogen, zum Beispiel: Muss-Kriterium Schichtbereitschaft nicht erfüllt. Diese Notiz bleibt intern und gehört nicht in das Absageschreiben. Ablehnungen werden mit Versanddatum vermerkt.

Aufbewahrt werden die Unterlagen in der verbreiteten Praxis sechs Monate nach Versand der Absage, danach werden Papier und Dateien gelöscht. Digitale Bewerbungen folgen demselben Rhythmus. Zieht eine Bewerbung sich zurück, notieren Sie Datum und Grund im Eingangsverzeichnis.

Bewerberinnen und Bewerber können nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen. Antworten Sie innerhalb eines Monats und fügen Sie eine Kopie der gespeicherten Angaben bei.

Welche Pflichten Arbeitgeber zusätzlich treffen, beschreibt die Bundesagentur für Arbeit unter Pflichten als Arbeitgeber.

AGG: zulässige und unzulässige Fragen im Gespräch

Jede Frage muss einen Bezug zur Tätigkeit haben. Fragen zur privaten Lebensführung sind unzulässig. Die folgende Übersicht ordnet typische Fragen ein.

Wer unzulässige Fragen stellt und deshalb ablehnt, riskiert eine Entschädigung. Nach § 15 Absatz 2 AGG ist sie bei einer Bewerbung auf höchstens drei Monatsgehälter begrenzt. Ohne nachgewiesene Benachteiligung entsteht kein Anspruch.

Schreiben Sie die Anzeige geschlechtsneutral und ohne Altersgrenzen. Üblich und zulässig ist der Zusatz (m/w/d), ebenso der Hinweis, dass Bewerbungen schwerbehinderter Menschen erwünscht sind. Formulierungen wie junges Team oder Berufsanfänger können als Altersbezug gelesen werden.

Zur Chancengleichheit am Arbeitsmarkt informiert die Bundesagentur für Arbeit unter Chancengleichheit im Unternehmen. Wer Beschwerden im Betrieb bearbeitet, sollte die Wege nach § 13 AGG kennen.

Beispielrechnung: Kosten für ein Testverfahren

Die folgende Beispielrechnung arbeitet mit angenommenen Werten. Ein Betrieb besetzt eine Stelle in der Lagerlogistik, fünf Bewerbungen erreichen Stufe 3.

Der Test selbst kostet damit 15,00 Euro netto je Person, bei fünf Personen also 75,00 Euro netto. Die interne Auswertung ist Arbeitszeit im Betrieb und fällt in kleinerem Umfang auch ohne Testverfahren an.

Wer keine externen Kosten tragen möchte, nutzt eine bezahlte Probeaufgabe von zwei Stunden. Diese Arbeit ist zu vergüten, üblich ist der Stundenlohn der ausgeschriebenen Stelle. Beide Wege liefern vergleichbare Ergebnisse, wenn die Aufgabe vorher feststeht und nach einem Raster bewertet wird.

Häufige Fragen

Muss jede Absage begründet werden?

Nein. Ein Anspruch auf Begründung besteht nicht. Senden Sie eine kurze, neutrale Absage ohne Merkmale nach § 1 AGG und ohne Bewertung der Person.

Wie lange müssen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?

In der Praxis sechs Monate nach Versand der Absage, danach werden Papier und Dateien gelöscht. Grund sind die Fristen des AGG und die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.

Dürfen wir nach einer Schwerbehinderung fragen?

Nur, wenn die Antwort für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten gebraucht wird, etwa im Zusammenhang mit den Beschäftigungspflichten nach dem SGB IX. Als Auswahlkriterium ist die Frage unzulässig.

Sind Online-Tests bei der Bewerberauswahl zulässig?

Ja, wenn sie berufsbezogene Anforderungen prüfen, für alle Bewerbungen derselben Stufe gleich durchgeführt und die Ergebnisse dokumentiert werden.

Welche Frist gilt für Ansprüche nach dem AGG?

Zwei Monate ab Kenntnis der Benachteiligung, schriftlich gegenüber dem Arbeitgeber. Bei einer Bewerbung ist die Entschädigung auf höchstens drei Monatsgehälter begrenzt.