Bewerberauswahl kleine Arbeitgeber Leitfaden für strukturierte Interviews

Das Wichtigste auf einen Blick

Strukturierte Interviews Bewerberauswahl heißtgleiche Fragen, gleiche Reihenfolge, gleiche Bewertung für alle Kandidaten.
Fünf Kompetenzen mit je drei Fragen ergeben fünfzehn Fragen für jedes Gespräch.
Eine Skala von 1 bis 5 trennt Beobachtung von Bauchgefühl.
Für den Ablauf genügen 45 Minuten je Bewerberin oder Bewerber.
Fragen zu Schwangerschaft, Religion oder Familienplanung sind nach dem AGG unzulässig.

Gleiche Fragen für alle, warum das in kleinen Betrieben hilft

In vielen kleinen Betrieben führt die Geschäftsführung das Vorstellungsgespräch selbst, ohne Personalabteilung und ohne Raster. Das ist machbar, solange die Fragen vorher feststehen. Wer jedem Bewerber dieselben Fragen in derselben Reihenfolge stellt, kann die Antworten am Ende vergleichen.

Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt unter Chancengleichheit im Unternehmen, wie Betriebe Auswahlverfahren fair und nachvollziehbar gestalten. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag bündelt unter Fachkräfte Hinweise zur Personalgewinnung, die auch für Betriebe mit wenigen Mitarbeitern gelten.

Fünf Kompetenzen mit je drei Fragen

Wer alle Fragen offen sammelt, verliert den Faden. Bewährt sind fünf Kompetenzen, die für fast jede Stelle zählen. Zu jeder Kompetenz gehören drei Fragen, nicht mehr.

Fünf Kompetenzen, je drei Fragen

Fachliche Erfahrung3 Fragen
Arbeitsweise3 Fragen
Zusammenarbeit und Kommunikation3 Fragen
Problemlösen und Belastbarkeit3 Fragen
Motivation und Verbindlichkeit3 Fragen

Fachliche Erfahrung

Welche Aufgaben aus dieser Stellenbeschreibung haben Sie schon selbst verantwortet?
Welche Werkzeuge, Maschinen oder Programme nutzen Sie routiniert?
Welches Ergebnis haben Sie zuletzt in einer vergleichbaren Aufgabe erreicht?

Arbeitsweise

Wie planen Sie eine Woche mit mehreren parallelen Aufträgen?
Woran merken Sie, dass Sie eine Aufgabe zu spät begonnen haben?
Was tun Sie, wenn eine Zuarbeit aus einem anderen Bereich fehlt?

Zusammenarbeit und Kommunikation

Wie erklären Sie einem Kunden oder Kollegen einen schwierigen Sachverhalt?
Wann haben Sie zuletzt eine Kritik angenommen und was danach geändert?
Wie gehen Sie mit einem Teamkollegen um, der seine Zusagen nicht einhält?

Problemlösen und Belastbarkeit

Beschreiben Sie eine Störung, die Sie ohne Vorgesetzten gelöst haben.
Wie reagieren Sie, wenn zwei Kunden gleichzeitig etwas Dringendes wollen?
Was hilft Ihnen nach einem anstrengenden Tag, wieder aufmerksam zu werden?

Motivation und Verbindlichkeit

Warum bewerben Sie sich gerade bei unserem Betrieb?
Was erwarten Sie in den ersten sechs Monaten von uns?
Wie lange möchten Sie diese Aufgabe ausüben und warum?

Bewertungsskala von 1 bis 5

Bewertet wird jede Antwort direkt nach dem Gespräch, nicht erst am Abend. Die gleiche Skala gilt für alle Bewerber.

Punkte / Bedeutung

1: keine verwertbare Antwort, kein Beispiel
2: allgemeine Aussage ohne eigenes Beispiel
3: nachvollziehbares Beispiel, teils unklar
4: klares Beispiel mit Ergebnis
5: Beispiel mit Ergebnis und Übertragung auf unsere Stelle

Ein Beispiel gilt als klar, wenn Situation, Handlung und Ergebnis darin vorkommen. Zwei Personen sollten unabhängig bewerten, wenn das möglich ist.

Der 45-Minuten-Ablauf

Minuten 1 bis 3
Begrüßung, Wasser, kurze Erklärung des Ablaufs.
Minuten 4 bis 8
Betrieb und Stelle in fünf Sätzen vorstellen.
Minuten 9 bis 34
die fünfzehn Fragen stellen und Stichworte notieren.
Minuten 35 bis 41
Rückfragen der Bewerberin oder des Bewerbers.
Minuten 42 bis 45
Abschluss, Hinweis auf den weiteren Ablauf, Verabschiedung.

Nach dem Gespräch füllen Sie das Formular aus, solange die Eindrücke frisch sind.

Dokumentationsformular: diese Felder gehören hinein

Dokumentationsformular

Datum, Stelle, Name der Bewerberin oder des Bewerbers sowie Namen aller Gesprächsteilnehmer.
Die fünf Kompetenzen mit den fünfzehn Fragen und den vergebenen Punkten von 1 bis 5.
Stichworte zu jeder Antwort, getrennt von der Bewertung.
Auffällige Abweichungen vom Anforderungsprofil und offene Punkte.
Gesamtsumme, Empfehlung und Unterschrift der Beteiligten.

Das Formular bleibt bei der Bewerbung, damit eine Absage später begründet werden kann.

AGG-Grenzen bei Fragen

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen Geschlecht, Religion, Herkunft, Alter, Behinderung oder sexueller Orientierung. Die Regelungen des AGG gelten bereits ab der Stellenausschreibung. Unzulässig sind diese Fragen:

Schwangerschaft oder Familienplanung.
Religionszugehörigkeit oder Parteizugehörigkeit.
Herkunft, Muttersprache oder ethnische Abstammung.
Vorerkrankungen und Behinderungen ohne Bezug zur Tätigkeit.
Alter, Familienstand oder sexuelle Orientierung.

Zulässig sind Fragen, die eine berufliche Anforderung abbilden, etwa Schichtbereitschaft oder ein Führerschein. Welche Pflichten Arbeitgeber sonst treffen, erläutert die Bundesagentur für Arbeit unter Pflichten als Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Wie viele Bewerber sollte ich einladen?

Für kleine Betriebe sind drei bis fünf Gespräche realistisch. Alle erhalten dieselben Fragen.

Muss ich die Antworten schriftlich festhalten?

Ein kurzes Protokoll je Gespräch ist empfehlenswert, weil es die Auswahl nachvollziehbar macht. Zwingend vorgeschrieben ist es nicht.

Darf ich nach der Staatsangehörigkeit fragen?

Nur, wenn eine gesetzliche Voraussetzung besteht, etwa eine erforderliche Arbeitserlaubnis. Sonst ist die Frage unzulässig.

Was mache ich, wenn eine Frage versehentlich unzulässig war?

Gespräch fortsetzen, die Antwort nicht bewerten, den Vorfall im Formular vermerken und bei der Entscheidung ausblenden.

Wie lange sollte ich auf eine Antwort warten?

Etwa 30 Sekunden, dann mit einer offenen Nachfrage nachhaken.