Zeugnisse und Bewerbungsunterlagen: Was Arbeitgeber verlangen und fragen dürfen

Das Wichtigste auf einen Blick

Welche Unterlagen Sie verlangen dürfen

Ein berechtigtes Interesse an den Unterlagen genügt. Verlangen dürfen Sie alles, was die Eignung für die konkrete Stelle belegt. Dazu zählen Anschreiben, Lebenslauf, Arbeits- und Ausbildungszeugnisse, Zertifikate und Nachweise über Stationen, die im Anforderungsprofil stehen.

Bei Berufen mit Zulassungsvoraussetzungen kommt der Nachweis der Erlaubnis hinzu. Als Arbeitgeber müssen Sie vor jeder Einstellung prüfen, ob die Beschäftigung erlaubt ist. Die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen dazu bündelt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Ein Foto dürfen Sie nicht verlangen, und sein Fehlen ist kein Auswahlkriterium. Fordern Sie Nachweise nicht pauschal an, sondern bezogen auf Aufgaben aus der Ausschreibung. Verweigert ein Bewerber eine nicht erforderliche Unterlage, rechtfertigt das allein keine Absage.

Fragerecht: Was im Gespräch erlaubt ist

Eine Frage ist zulässig, wenn sie für die Besetzung der Stelle erheblich ist. Erlaubt sind Fragen nach Qualifikation, Berufserfahrung, Verfügbarkeit, einschlägigen Vorstrafen und, bei passender Tätigkeit, nach der Fahrerlaubnis. Unzulässig sind Fragen nach Schwangerschaft und Familienplanung, Religion, Parteizugehörigkeit, Gewerkschaft, sexueller Orientierung, allgemeinem Gesundheitszustand und Vermögensverhältnissen. Auch ein Schwangerschaftstest ist unzulässig.

Unzulässige Fragen dürfen Sie nicht zur Grundlage einer Absage machen. Eine falsche Antwort auf eine unzulässige Frage berechtigt nicht zur Anfechtung des Vertrags. Stimmen Sie Fragen vor dem Gespräch ab und dokumentieren Sie nur, was Sie für die Auswahl brauchen.

AGG: Wo das Benachteiligungsverbot greift

Nach § 1 AGG dürfen Beschäftigte nicht wegen der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden. Das Verbot gilt schon im Bewerbungsverfahren. Die Ausschreibung darf keine Merkmale nach § 11 AGG enthalten, also keine Angaben wie "junges Team" oder "deutsch als Muttersprache".

Werden Sie den Anforderungen nicht gerecht, greift die Beweislastumkehr des § 22 AGG. Der Bewerber muss nur Indizien vortragen, Sie müssen sie widerlegen. Bei einem Verstoß kann nach § 15 AGG eine Entschädigung fällig werden, bei einer Nichteinstellung höchstens drei Monatsgehälter, wenn der Bewerber auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre.

Betroffene müssen den Anspruch schriftlich innerhalb von zwei Monaten nach der Absage geltend machen. Den Volltext finden Sie im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

Datenschutz: Einwilligung, Hinweise und Aufbewahrung

Bewerberdaten verarbeiten Sie nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG für die Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis. Ergänzende Regeln enthält das Bundesdatenschutzgesetz. Nach Art. 13 DSGVO müssen Sie Bewerber in verständlicher Form informieren.

Diese Bewerberdatenschutzhinweise nennen Verantwortlichen, Zwecke, Speicherdauer und Rechte. Sie gehören in jede Ausschreibung. Einzelheiten regelt die Datenschutz-Grundverordnung.

Für eine Aufnahme in den Bewerberpool, für Weitergabe an verbundene Unternehmen oder für längere Speicherung brauchen Sie eine Einwilligung nach Art. 7 DSGVO. Sie muss freiwillig sein, und die Ablehnung darf keinen Nachteil bringen. Halten Sie Zeitpunkt und Wortlaut fest.

Löschen Sie Bewerberdaten, sobald der Zweck entfällt. Wegen der Zweimonatsfrist aus § 15 Abs. 4 AGG sind in der Praxis sechs Monate nach der Absage üblich, danach werden die Unterlagen gelöscht oder vernichtet. Halten Sie diese Frist in einer kurzen Löschroutine fest.

Formulare, die Sie bereithalten sollten

Häufige Fragen

Dürfen wir Originale von Zeugnissen verlangen?

Erst gegen Ende des Verfahrens oder vor Vertragsschluss. Vorher genügen Kopien oder Scans.

Müssen wir eine Absage begründen?

Eine Pflicht besteht nicht. Eine kurze, sachliche Begründung ohne Merkmale nach § 1 AGG ist zulässig.

Wie lange dürfen wir Bewerbungsunterlagen aufbewahren?

Nur so lange, wie der Zweck es erfordert, in der Praxis sechs Monate nach der Absage wegen der Frist aus § 15 Abs. 4 AGG.

Was tun, wenn ein Bewerber kein Foto mitschickt?

Nichts. Das Foto ist freiwillig und darf kein Auswahlkriterium sein.

Brauchen wir für die Zeugnisprüfung eine Einwilligung?

Nein. Für eingereichte Unterlagen genügt § 26 BDSG. Eine Einwilligung brauchen Sie erst für Pool oder Weitergabe.