Recruiting Dokumentation für Start-ups in Berlin: DSGVO, KSchG und Aufbewahrungsfristen

Das Wichtigste auf einen Blick

Was Berliner Start-ups im Recruiting dokumentieren müssen

Berlin gehört zu den größten Gründungsstandorten Deutschlands. Software, Plattformen und Fintech sitzen vor allem in Mitte, Kreuzberg und Prenzlauer Berg. Dort wird viel über Empfehlungen und Netzwerke eingestellt, oft ohne Bewerbungsportal.

Eine Pflicht, jedes Bewerbungsgespräch schriftlich festzuhalten, gibt es nicht. Es gibt aber Pflichten, die ohne Notizen kaum erfüllbar sind: Rechenschaft gegenüber Bewerbern nach der DSGVO, Nachweis der Auswahlentscheidung im Kündigungsschutzprozess und ordnungsgemäße Löschung.

Dokumentiert werden sollten deshalb nur vier Dinge: Anforderungsprofil der Stelle, Kriterien der Auswahl, Bewertung jeder Person anhand dieser Kriterien und Datum der Absage. Alles andere ist Ballast und erhöht das Risiko.

Die DSGVO verlangt Transparenz über die Verarbeitung. Wer Bewerberdaten erhebt, muss in der Datenschutzerklärung sagen, wofür, wie lange und auf welcher Grundlage. Fehlt das, ist schon die erste Speicherung angreifbar. Die EU-rechtliche Grundlage des Beschäftigtendatenschutzes steht in der Verordnung 2016/679 der EU, die den deutschen Spielraum über Artikel 88 nur begrenzt öffnet.

Zulässige Notizen zu Bewerbungsgesprächen nach DSGVO

Notizen sind personenbezogene Daten. Für sie gilt dasselbe wie für den Lebenslauf. Rechtsgrundlage ist regelmäßig § 26 BDSG Einzelnorm, der die Verarbeitung von Beschäftigtendaten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erlaubt.

Zulässig sind Notizen zu Qualifikation, Berufserfahrung, fachlichen Antworten und erkennbarer Passung zum Anforderungsprofil. Zulässig ist auch eine Einschätzung, wenn sie sachlich begründet ist und nicht auf Vermutungen beruht.

Unzulässig sind Notizen zu Schwangerschaft, Religion, Herkunft und Gesundheitsdaten. Auch Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit gehören nicht in die Bewerberakte. Private Randnotizen über Aussehen oder Auftreten haben dort ebenfalls nichts zu suchen.

Praktisch heißt das: ein Bewertungsbogen mit festen Kriterien und Skala, kein freier Zettel. Der Bogen wird nach dem Gespräch ausgefüllt, nicht währenddessen. Wer mitschreibt, während die Person spricht, senkt die Gesprächsqualität und produziert mehr unzulässige Notizen.

Auch die Bundesagentur für Arbeit verlangt bei der Veröffentlichung von Stellen bestimmte Angaben. Start-ups sollten diese Angaben im Bewerbungsverfahren konsistent dokumentieren. Die Pflichten beschreibt die Bundesagentur unter Stellenangebote online veröffentlichen.

§ 1 KSchG: Dokumentation als Beweismittel bei Kündigungen

§ 1 KSchG Einzelnorm regelt, wann eine Kündigung sozial ungerechtfertigt ist. Der Arbeitgeber muss im Streitfall darlegen und beweisen, dass ein Grund vorliegt. Fehlt Dokumentation, verliert er diesen Beweis häufig.

Das betrifft nicht nur die Kündigung selbst, sondern auch die Auswahl unter mehreren Beschäftigten. Wer nicht dokumentiert, warum eine Person ausgewählt wurde, kann die Sozialauswahl nicht verteidigen.

In Berlin landen viele Kündigungsschutzfälle aus der Tech-Branche vor dem Arbeitsgericht Berlin. Junge Unternehmen haben häufig keinen Betriebsrat, weil sie die Schwelle des Betriebsverfassungsgesetzes noch nicht erreichen. Genau dann fehlt eine zweite Instanz, die Entscheidungen protokolliert.

Die Anforderungen an diese Dokumentation ergeben sich aus § 1 KSchG selbst, der auf die Interessen des Arbeitnehmers abstellt und damit indirekt verlangt, dass der Arbeitgeber seine Entscheidung nachvollziehbar begründet.

Ein illustratives Beispiel, kein realer Fall: Ein Berliner Softwareunternehmen kündigt einem Entwickler nach zwei Jahren. Vor dem Arbeitsgericht Berlin kann es keine Leistungsbeurteilungen vorlegen, nur E-Mails. Das Gericht kippt die Kündigung, weil die behauptete Schlechtleistung nicht belegt ist.

Deshalb gilt: Beurteilungen zeitnah schreiben, Kriterien vorher festlegen, Ergebnisse mit Datum versehen. Wer erst bei der Kündigung anfängt zu dokumentieren, dokumentiert rückwirkend und das wirkt unglaubwürdig.

Auswahlverfahren und Aufbewahrungsfristen abgelehnter Bewerbungen

Für abgelehnte Bewerbungen gilt: so kurz wie möglich, so lange wie nötig. Die DSGVO nennt keine feste Frist. Als Richtwert gelten sechs Monate, weil Bewerber bis dahin Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen können; die Fristen dafür stehen in § 15 Abs. 4 AGG.

Nach Ablauf der Frist müssen die Daten gelöscht werden. Das betrifft Bewerbungsunterlagen, Notizen, E-Mails und Bewertungsbögen gleichermaßen. Wer nur die PDF löscht und die Notizen behält, löscht nicht.

Für Bewerber, die in ein Talentpool aufgenommen werden sollen, braucht es eine ausdrückliche Einwilligung. Ohne sie ist die weitere Speicherung unzulässig, auch wenn sie praktisch nützlich erscheint.

Bei Auszubildenden gelten längere Fristen. Wer über die Bundesagentur für Arbeit Auszubildende finden möchte, sollte Bewerbungen und Auswahlnotizen getrennt von der Personalakte führen und nach Abschluss des Verfahrens fristgerecht löschen.

Eine einfache Checkliste für Berliner Start-ups:

Wie Berliner Personaldienstleister das umsetzen

Viele Berliner Personaldienstleister arbeiten seit Jahren mit standardisierten Verfahren, weil sie für viele Kunden gleichzeitig rekrutieren. Typisch sind dreistufige Bewertungsbögen mit Anforderungsprofil, gewichteten Kriterien und Punkteskala. Zwei Personen bewerten unabhängig und gleichen danach ab. Eine gesetzliche Pflicht für solche Bögen gibt es nicht, es ist verbreitete Praxis der Branche.

Viele Berliner Start-ups arbeiten bei Spitzenlast mit einem Personaldienstleister zusammen und übernehmen dessen Bewertungsbögen, statt eigene Prozesse aufzubauen. Für Beratung und Vorgaben gibt es zwei konkrete Anlaufstellen: die IHK Berlin mit kostenlosen Sprechtagen zum Bewerbermanagement und die Bundesagentur für Arbeit mit den Regeln zur Stellenmeldung im Unternehmensportal.

Wichtig ist die Trennung von Bewerberdaten und Personaldaten. Sobald jemand eingestellt ist, wandern die Unterlagen in die Personalakte und unterliegen anderen Fristen. Wer beides mischt, verliert die Übersicht.

Typische Fehler und Haftungsrisiken

Der erste Fehler sind Notizen zu geschützten Merkmalen. Ein Satz über die Familienplanung in einer Bewerberakte kann im Streitfall als Diskriminierung gewertet werden, auch wenn er nicht so gemeint war.

Der zweite Fehler ist die fehlende Trennung von Beurteilung und Bauchgefühl. Wer schreibt, jemand passe nicht ins Team, ohne Kriterien zu nennen, hat vor Gericht nichts in der Hand.

Haftungsrisiken treffen das Unternehmen, nicht nur die HR-Kraft. Bußgelder nach DSGVO können vier Prozent des Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro erreichen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Zuständig ist in Berlin die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Bei Start-ups ist der Umsatzbezug meist der kleinere Wert, aber der Reputationsschaden bleibt.

Hinzu kommt die Beweislast im Kündigungsschutzprozess. Wer nicht dokumentiert, verliert nicht automatisch, aber deutlich häufiger. Die Kosten eines Arbeitsgerichtsverfahrens in Berlin liegen schnell im fünfstelligen Bereich, wenn eine Abfindung hinzukommt.

Ein letzter Fehler: Dokumentation nur auf Zuruf. Wenn Notizen erst entstehen, weil ein Konflikt eskaliert, sind sie wertlos. Gute Recruiting-Dokumentation entsteht im Prozess, nicht danach.

Häufige Fragen