Wie der Betriebsrat Personalnotizen in Beurteilungen mitbestimmt

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum Beurteilungen ohne Betriebsrat angreifbar sind

Beurteilungen, die der Betriebsrat nicht mitgestaltet hat, halten der Prüfung durch das Arbeitsgericht häufig nicht stand. Das Betriebsverfassungsgesetz greift an mehreren Stellen ein. Es schützt Beschäftigte davor, dass Vorgesetzte allein festlegen, was eine gute Leistung ist.

Einen Überblick über Aufgaben und Rechtsstellung gibt der Beitrag zum Betriebsrat, Wikipedia.

Fehlt eine mitbestimmte Grundlage, kann der Betriebsrat die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG anrufen. Zuständig für Streitigkeiten aus dem Betriebsverfassungsgesetz ist das Arbeitsgericht im Beschlussverfahren nach § 2a ArbGG.

Genau dort setzen die folgenden Abschnitte an. Sie zeigen, welcher Paragraf wann greift und welche Unterlagen Personalreferenten vorlegen müssen.

§ 87 BetrVG: Mitbestimmung bei Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätzen

§ 87 BetrVG zählt die Fälle auf, in denen der Betriebsrat mitbestimmt, sofern keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Absatz 1 Nummer 1 nennt Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze. Der vollständige Wortlaut steht in der § 87 BetrVG - Einzelnorm.

Mitbestimmung heißt hier: Der Arbeitgeber darf das Formular nicht einfach einführen. Er muss den Betriebsrat beteiligen und sich mit ihm einigen. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Ein Personalfragebogen ist jedes Formular, mit dem der Arbeitgeber Daten über Bewerber oder Beschäftigte erhebt, die nicht schon aus anderen Unterlagen hervorgehen. Dazu zählen Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen und Weiterbildungen.

Beurteilungsgrundsätze sind die Regeln, nach denen Leistung und Verhalten bewertet werden. Dazu gehören Bewertungsstufen, Gewichtungen, Beobachtungszeiträume und die Frage, wer beurteilen darf. Auch ein Punktesystem oder ein Kompetenzraster ist ein Beurteilungsgrundsatz.

Wichtig ist die Abgrenzung. Mitbestimmt ist das Wie der Beurteilung, also das Verfahren und der Maßstab. Die einzelne Bewertung eines Beschäftigten ist es nicht.

Was typischerweise mitbestimmt ist

Was nicht mitbestimmt ist

Die konkrete Einzelbeurteilung, die Personalauswahl unterhalb der Auswahlrichtlinie und unternehmerische Organisationsentscheidungen bleiben Sache des Arbeitgebers.

§ 94 BetrVG: Zustimmung im Einzelfall

§ 94 BetrVG regelt zwei Fallgruppen. Nach Absatz 1 sind Personalfragebögen nur mit Zustimmung des Betriebsrats einzuführen. Absatz 2 betrifft Beurteilungen: Werden sie als Grundlage für Kündigung, Versetzung, Umgruppierung oder Beförderung verwendet, braucht der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats. Der Gesetzestext steht in der § 94 BetrVG - Einzelnorm.

Das ist strenger als § 87. Dort geht es um die Regeln, hier um die Verwendung im konkreten Fall. Eine Beurteilung, die nur der Personalentwicklung dient, fällt nicht unter Absatz 2. Wird sie aber zur Begründung einer Kündigung herangezogen, ist die Zustimmung Pflicht.

Der Unterschied lässt sich an einem Beispiel zeigen. Ein Betrieb führt ein neues Kompetenzraster ein. Das Raster selbst ist ein Beurteilungsgrundsatz nach § 87 Absatz 1 Nummer 1. Die daraus abgeleitete Beurteilung, die eine Versetzung stützt, braucht zusätzlich die Zustimmung nach § 94 Absatz 2.

Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, kann der Arbeitgeber das Arbeitsgericht anrufen. Das Gericht ersetzt die Zustimmung, wenn sie zu Unrecht verweigert wurde. Der Betriebsrat muss seine Ablehnung begründen, etwa mit sachfremden Kriterien oder fehlender Vergleichbarkeit.

Für Personalreferenten heißt das: Jede Beurteilung, die personalrechtliche Folgen hat, gehört in einen Vorgang mit Zustimmungsvermerk. Fehlt der Vermerk, ist die Maßnahme angreifbar.

Auswahlverfahren und Assessment: Wann der Betriebsrat mitredet

§ 95 BetrVG betrifft die Auswahlrichtlinien. Der Betriebsrat bestimmt mit bei Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen. In Betrieben mit mehr als 500 Arbeitnehmern kann er die Aufstellung solcher Richtlinien sogar verlangen.

Auswahlverfahren sind die praktische Umsetzung dieser Richtlinien. Dazu zählen strukturierte Interviews, Testverfahren, Probeaufgaben und Assessment-Center. Sobald ein Verfahren allgemein festlegt, welche Kriterien zählen und wie sie gewichtet werden, ist der Betriebsrat im Spiel.

Ein Assessment-Center ohne mitbestimmte Grundlage ist angreifbar. Bewerber können später geltend machen, dass die Auswahl nicht nach transparenten Maßstäben erfolgte. Für den Betrieb bedeutet das Zeitverlust und möglicherweise Schadensersatz.

Mitbestimmt sind die Spielregeln: Bewertungsbögen, Beobachterschulung, Dokumentation und Rückmeldung an die Bewerber.

Ablauf in sechs Schritten

In tarifgebundenen Betrieben ist zusätzlich das Tarifvertragsgesetz zu beachten. Tarifliche Regelungen gehen der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG vor, weil dort eine gesetzliche oder tarifliche Regelung den Vorrang hat.

Betriebsvereinbarungen zu Beurteilungen richtig aufsetzen

Eine Betriebsvereinbarung Beurteilung ist der sauberste Weg. Sie schafft eine dauerhafte Grundlage und erspart Einzelfallstreit. Sie sollte Formular, Verfahren und Rechtsfolgen trennen.

Der erste Teil beschreibt Zweck und Geltungsbereich. Hier steht, für welche Beschäftigtengruppen die Vereinbarung gilt und welche Beurteilungsarten es gibt, etwa Jahresgespräch, Probezeitbeurteilung oder Anlassbeurteilung.

Der zweite Teil regelt das Verfahren. Dazu gehören Beurteilungszeitraum, Zuständigkeiten, Schulung der Beurteiler, Vier-Augen-Prinzip und Fristen für die Rückmeldung.

Der dritte Teil enthält die Beurteilungsgrundsätze. Bewertungsstufen, Gewichtungen und Ausschluss sachfremder Kriterien gehören hierher. Auch der Umgang mit Krankheitszeiten und Teilzeit ist zu regeln, damit niemand benachteiligt wird.

Der vierte Teil betrifft Rechte der Beschäftigten. Einsicht in die Beurteilung, Gegendarstellung und Aufbewahrung in der Personalakte sind zentrale Punkte. Der Betriebsrat Personalakte hat nach § 83 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Personalakten, wenn der Beschäftigte zustimmt.

Der fünfte Teil regelt Streitbeilegung und Laufzeit. Eine Stufenklausel mit Verhandlung und Einigungsstelle ist üblich. Kündigungsfristen und Nachwirkung sollten ausdrücklich geregelt sein.

Beurteilungsgrundsätze Muster: Diese Punkte gehören hinein

So lassen sich fünf Bewertungsstufen formulieren:

In Deutschland gilt für Beschäftigtendaten § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Verbindung mit Art. 88 DSGVO. Erlaubt eine Betriebsvereinbarung die Verarbeitung, ist sie Rechtsgrundlage für Beurteilungen. Beurteilungen sind personenbezogene Daten und unterliegen Löschfristen; Kopien außerhalb der Personalakte sind unzulässig.

Dokumentation der Mitbestimmung und typische Streitpunkte

Nach § 87 und § 94 BetrVG trägt im Streitfall der Arbeitgeber die Darlegungslast. Er muss nachweisen, dass er den Betriebsrat beteiligt und dessen Zustimmung eingeholt hat. Eine fehlende Aktennotiz wirkt sich vor dem Arbeitsgericht zu seinen Lasten aus.

In Betrieben mit Betriebsvereinbarung wird zu jedem Beurteilungsverfahren ein Vorgang geführt, der Teil der Personalakte nach § 83 BetrVG ist. Er enthält den Entwurf, die Stellungnahme des Betriebsrats nach § 94 BetrVG, das Protokoll der Verhandlungen und den Zustimmungsvermerk.

Typische Streitpunkte sind uneinheitliche Bewertungsmaßstäbe, fehlende Beurteilerschulung und Beurteilungen ohne Beobachtungsgrundlage. Häufig streiten die Parteien auch über die Frage, ob eine Beurteilung überhaupt personalrechtliche Folgen hat.

Ein zweiter Streitpunkt ist die Abgrenzung zwischen Beurteilung und Abmahnung. Eine Abmahnung ist keine Beurteilung. Sie dokumentiert ein konkretes Fehlverhalten und braucht keine Zustimmung nach § 94 BetrVG.

Ein dritter Punkt betrifft die Einsicht in die Personalakte. Beschäftigte haben nach § 83 BetrVG ein Recht auf Einsicht. Der Betriebsrat kann hinzugezogen werden. Verweigert der Arbeitgeber die Einsicht, ist das ein eigenständiger Streitpunkt.

Praxisbeispiel

Ein Betrieb führt ein neues Beurteilungsformular ein. Der Betriebsrat verlangt Verhandlungen nach § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG. Beide Seiten einigen sich auf fünf Bewertungsstufen und eine Pflichtschulung für Führungskräfte.

Sechs Monate später stützt der Arbeitgeber eine Kündigung auf eine schlechte Beurteilung. Der Betriebsrat verweigert die Zustimmung nach § 94 Absatz 2 BetrVG, weil die Beurteilung von einer ungeschulten Führungskraft stammt. Das Arbeitsgericht ersetzt die Zustimmung nicht. Die Kündigung kann auf diese Beurteilung nicht gestützt werden.

Folgen fehlender Zustimmung für Kündigungen nach § 1 KSchG

§ 1 KSchG verlangt, dass eine Kündigung sozial gerechtfertigt ist. Sie ist es, wenn sie durch Gründe in der Person, im Verhalten oder in dringenden betrieblichen Erfordernissen bedingt ist. Die Anforderungen an die Darlegung stehen in der § 1 KSchG - Einzelnorm.

Eine Beurteilung kann diese Gründe stützen. Sie kann aber nur verwertet werden, wenn sie ordnungsgemäß zustande gekommen ist. Fehlt die Zustimmung des Betriebsrats nach § 94 Absatz 2 BetrVG, ist die Beurteilung als Grundlage entwertet.

Das bedeutet nicht automatisch, dass die Kündigung unwirksam ist. Das Arbeitsgericht prüft, ob die Kündigung auch ohne die Beurteilung sozial gerechtfertigt wäre. In der Praxis wird die Darlegung für den Arbeitgeber deutlich schwerer.

Für den Betriebsrat ist das ein starkes Argument im Anhörungsverfahren nach § 102 BetrVG. Er kann die Zustimmung verweigern und auf die fehlende Mitbestimmung verweisen. Der Arbeitgeber muss dann nachbessern oder das Risiko tragen.

Personalreferenten sollten deshalb vor jeder verhaltensbedingten Kündigung prüfen, ob die herangezogenen Beurteilungen mitbestimmt und dokumentiert sind. Fehlt die Grundlage, ist eine Abmahnung oft der bessere Weg.

Das Betriebsverfassungsgesetz und das Kündigungsschutzgesetz stehen im Zusammenhang mit weiteren arbeitsrechtlichen Normen. Eine Übersicht der betriebsverfassungsrechtlichen Vorschriften bietet die Gesetze im Internet - Gesetze / Verordnungen - Teilliste.

Häufige Fragen

Braucht der Arbeitgeber für jedes Beurteilungsformular die Zustimmung des Betriebsrats?

Ja. Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze sind nach § 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG mitbestimmt. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle.

Wann greift § 94 BetrVG statt § 87 BetrVG?

§ 87 regelt die Grundsätze, § 94 die Verwendung im Einzelfall. Wird eine Beurteilung für Kündigung, Versetzung oder Umgruppierung genutzt, braucht der Arbeitgeber die Zustimmung nach § 94 Absatz 2.

Gilt die Mitbestimmung auch für Assessment-Center?

Ja, sobald das Verfahren allgemeine Auswahlkriterien festlegt. Dann greift § 95 BetrVG. Die Auswahlentscheidung selbst bleibt beim Arbeitgeber.

Was passiert bei fehlender Zustimmung?

Die Beurteilung ist als Grundlage entwertet. Bei einer Kündigung wird die Darlegung nach § 1 KSchG schwerer. Der Betriebsrat kann die Zustimmung im Anhörungsverfahren verweigern.

Dürfen Beurteilungen in der Personalakte abgelegt werden?

Ja, wenn die Aufbewahrung geregelt ist. Es gelten die Löschfristen nach § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG, der Betriebsrat kann mit Zustimmung des Beschäftigten hinzugezogen werden.

Kann der Betriebsrat eine Beurteilung verhindern, die ihm nicht passt?

Nein, er kann das Beurteilungsformular und die Bewertungsstufen mitgestalten. Die Note eines einzelnen Beschäftigten kann er nicht ändern. Verstößt die Beurteilung gegen die vereinbarten Grundsätze, kann er eine Gegendarstellung verlangen.