Zeitarbeit in Nordrhein-Westfalen, AÜG Pflichten für Personalakten

Das Wichtigste auf einen Blick

Zeitarbeit in Nordrhein-Westfalen: Marktlage und Akteure

Nordrhein-Westfalen ist der bevölkerungsreichste Standort für Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland. Rund 18 Millionen Menschen leben hier, mehr als in jedem anderen Bundesland. Verleihbetriebe sitzen in Köln, Düsseldorf, Dortmund, Essen und Bielefeld, dazu kommen zahlreiche Niederlassungen überregionaler Anbieter. Entleiher finden sich in Logistik, Chemie, Maschinenbau, Gesundheitswesen und im Handel.

Die Branche ist kleinteilig. Neben großen Konzernen arbeiten viele Betriebe mit weniger als 50 überlassenen Beschäftigten. Für sie ist der Verwaltungsaufwand pro Kopf spürbar höher, weil jede Überlassung einzeln dokumentiert werden muss.

Zuständige Aufsicht ist die Bundesagentur für Arbeit. Sie erteilt die Erlaubnis und prüft, ob Verleiher ihre Pflichten einhalten. Die Bundesagentur ist zugleich Anlaufstelle für Entleiher, die Personal suchen. Wer als Entleiher kurzfristigen Bedarf decken will, findet über die Bundesagentur geeignete Wege, ohne selbst Verleiher zu werden.

Belastbare Marktzahlen für NRW liefert die Statistik der Bundesagentur für Arbeit, die Leiharbeitnehmer nach Bundesländern ausweist. Ergänzend veröffentlicht IT.NRW, das Statistische Landesamt, Strukturdaten zum Arbeitsmarkt.

Wer Arbeitskräfte sucht, muss den Bedarf und die Auswahl nachvollziehbar festhalten. Diese Nachweise landen später in der Personalakte oder in der Einsatzdokumentation. Die Arbeitskräfte finden Bundesagentur für Arbeit bietet dafür eigene Unterlagen an, die als Grundlage der Recruiting-Dokumentation dienen.

Wichtig ist die Abgrenzung: Festeinstellung, befristete Beschäftigung und Überlassung folgen unterschiedlichen Regeln. Das AÜG greift nur bei der Überlassung. Arbeitszeit, Kündigungsschutz und Mitbestimmung richten sich nach ArbZG, KSchG und BetrVG, unabhängig von der Überlassungsform.

Erlaubnispflicht nach § 1 AÜG und die Rolle der Bundesagentur für Arbeit

Wer gewerbsmäßig Arbeitnehmer überlässt, braucht eine Erlaubnis. Das folgt aus der Erlaubnispflicht des § 1 AÜG. Ohne diese Erlaubnis ist der Überlassungsvertrag unwirksam, und es gilt ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer als zustande gekommen.

Die Erlaubnis erteilt die Bundesagentur für Arbeit. Sie ist zeitlich befristet und kann mit Auflagen versehen werden. Verleiher müssen die Erlaubnis in ihren Geschäftsräumen bereithalten und auf Verlangen vorlegen.

Die Pflichten bei Zeitarbeit und Personalaktenführung nach § 1 AÜG reichen über die reine Erlaubnis hinaus. Der Verleiher muss die Überlassung dokumentieren, die Erlaubnisdaten in Verträgen nennen und Änderungen unverzüglich melden. Die § 1 AÜG Einzelnorm beschreibt den Kern dieser Pflichten.

Für NRW-Betriebe bedeutet das: Die Erlaubnis ist keine Formalie, sondern die Grundlage jedes Einsatzes. Fehlt sie, haftet der Entleiher mit. Prüfen Sie vor jedem Einsatzbeginn, ob die Erlaubnis gültig und der Einsatzumfang gedeckt ist.

Die Bundesagentur führt kein öffentliches Register aller Verleiher. Entleiher müssen sich die Erlaubnis vom Verleiher zeigen lassen und die Angaben in der Personalakte dokumentieren. Kopie, Erlaubnisnummer und Gültigkeitsdatum gehören in die Unterlagen.

Neben dem AÜG gelten arbeitsschutzrechtliche Vorschriften. Die Gesetze im Internet Teilliste A bündelt das AÜG und die zugehörigen Arbeitsschutzvorschriften, sodass Verleiher die einschlägigen Normen an einer Stelle finden.

Dokumentationspflichten: Überlassungsvertrag, Konkretisierung, Gleichstellung

Der Überlassungsvertrag ist das zentrale Dokument. Er muss vor Beginn des Einsatzes vorliegen und schriftlich oder in Textform abgeschlossen sein. Enthalten sein müssen Name und Anschrift beider Parteien, Art und Umfang der Tätigkeit, Einsatzort und voraussichtliche Dauer.

Die Konkretisierung ist der zweite Schritt. Die Pflicht steht in § 8 AÜG. Der Verleiher muss dem Leiharbeitnehmer die wesentlichen Arbeitsbedingungen vor dem Einsatz mitteilen. Dazu gehören Tätigkeit, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub und Kündigungsfristen. Diese Angaben gehören in die Personalakte.

Equal Pay ist die Regel. Rechtsgrundlage ist § 11 AÜG. Nach neun Monaten Überlassung gilt der Grundsatz der Gleichstellung mit der Stammbelegschaft. Abweichungen sind nur zulässig, wenn ein Tarifvertrag des Verleihgewerbes gilt und die Abweichung dort geregelt ist.

Die Gleichstellung betrifft nicht nur das Entgelt. Auch Arbeitszeit, Urlaub und Überlassungsdauer können betroffen sein. Der Verleiher muss die Fristen überwachen und die Gleichstellung dokumentieren, sobald sie greift.

Der Entleiher hat eigene Pflichten. Er muss den Einsatzort, die Tätigkeit und die Vergütung nachvollziehbar festhalten. Diese Angaben braucht der Verleiher, um seine Dokumentation zu vervollständigen. Ohne sie lässt sich die Konkretisierung nicht belegen.

Die BAuA flexible Beschäftigungsformen ordnet Zeitarbeit in den Arbeitsschutz ein. Für Verleiher und Entleiher ist das eine Orientierung, welche Schutzpflichten bei wechselnden Einsatzorten gelten.

Was in Personalakten von Leiharbeitnehmern stehen muss

Die Personalakte Leiharbeitnehmer ist umfangreicher als bei Stammbeschäftigten. Sie verbindet das Arbeitsverhältnis mit dem Verleih mit dem konkreten Einsatz beim Entleiher. Beide Ebenen müssen nachvollziehbar sein.

Pflichtinhalte sind der Arbeitsvertrag, die Erlaubnisdaten des Verleihers, der Überlassungsvertrag, die Konkretisierung, Qualifikationsnachweise und die Vergütungsabrechnungen. Dazu kommen Angaben zu Arbeitszeit, Urlaub und Kündigungen.

Bei jedem Einsatz gehören Einsatzort, Tätigkeit, Beginn und Ende in die Akte. Änderungen während des Einsatzes müssen nachgeführt werden. So lässt sich bei einer Prüfung belegen, dass die Überlassung vom Vertrag gedeckt war.

Der Verleiher führt die Personalakte. Der Entleiher führt die Einsatzdokumentation. Die Grenze ist praktisch fließend, weil beide auf dieselben Angaben angewiesen sind. Klären Sie vertraglich, wer welche Unterlagen im Original hält.

Aufbewahrungsfristen hängen an der Unterlagenart, nicht am Einzelfall. Steuerlich und handelsrechtlich gelten § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB.

Buchungsbelege und Lohnunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Der Gesetzgeber hat diese Frist 2025 für Buchungsbelege auf acht Jahre verkürzt. Für Handelsbriefe gilt eine Frist von sechs Jahren, seit 2025 von fünf Jahren.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Die Dokumentation nach § 16 AÜG bleibt für Prüfungen der Bundesagentur für Arbeit verfügbar.

Arbeitsrechtliche Ansprüche verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Die Frist beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Gelöscht wird, sobald der Zweck entfällt. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO und Art. 17 DSGVO setzen den Rahmen, § 35 BDSG ergänzt ihn. Ein Löschkonzept hält fest, welche Unterlagen nach welcher Frist gelöscht werden und wer das prüft.

Besonderheiten für NRW-Betriebe: Kammern, Tarifbindung und Anlaufstellen

In Nordrhein-Westfalen prägen Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern die Beratungspraxis. Verleihbetriebe mit gewerblichem Schwerpunkt finden bei der IHK Informationen zu Vertragsgestaltung und Gewerberecht. Handwerksbetriebe, die überlassen oder überlassen lassen, wenden sich an die HWK. Zuständig ist die Kammer am Betriebssitz.

Für Erlaubnis, Aufsicht und Vermittlung ist die Regionaldirektion Nordrhein-Westfalen der Bundesagentur für Arbeit in Düsseldorf die zuständige Stelle. Datenschutzfragen klärt die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), deren Materialien sich auch an kleine Verleihbetriebe richten.

Tarifbindung ist der zweite NRW-Faktor. Gilt für den Verleiher ein Tarifvertrag des Zeitarbeitsgewerbes, kann er von Equal Pay abweichen. Ohne Tarifbindung bleibt es beim Grundsatz der Gleichstellung. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb tarifgebunden ist und ob der Tarifvertrag die Abweichung ausdrücklich regelt.

Das Tarifvertragsgesetz regelt, wann Tarifnormen gelten. Für Entleiher ohne eigene Tarifbindung ändert sich dadurch nichts an der Gleichstellungspflicht gegenüber dem Leiharbeitnehmer. Die Abweichung wirkt nur, wenn der Verleiher tarifgebunden ist.

Mitbestimmung spielt ebenfalls hinein. Der Betriebsrat des Entleihers hat bei der Überlassung Beteiligungsrechte nach dem BetrVG. Informieren Sie den Betriebsrat rechtzeitig, wenn Leiharbeitnehmer eingesetzt werden sollen, und dokumentieren Sie die Beteiligung.

Regionale Arbeitsmarktdaten liefert das Statistische Bundesamt. Für NRW-Betriebe sind die Zahlen eine Planungsgrundlage, etwa bei der Frage, in welchen Branchen Überlassung üblich ist und welche Vergütungen gezahlt werden.

Datenschutz bei grenzüberschreitender Überlassung

Verleiher aus NRW setzen Beschäftigte auch bei Entleihern im europäischen Ausland ein. Dann gelten DSGVO und BDSG zusätzlich zu den Regeln des Einsatzlandes.

Personenbezogene Daten dürfen nur übermittelt werden, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Für die Übermittlung in Drittländer braucht es zusätzliche Garantien. Dokumentieren Sie die Grundlage in der Personalakte.

Das Datenschutz im KMU LDI NRW bietet spezielle Informationen für kleine Verleihbetriebe. Dort finden sich Hinweise zu Verzeichnissen, Löschkonzepten und Auftragsverarbeitung. Diese Hinweise helfen, typische Fehler zu vermeiden.

Für grenzüberschreitende Fälle gilt: Datenminimierung ernst nehmen. Übermitteln Sie nur, was der Entleiher für den Einsatz braucht. Gesundheitsdaten und besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO gehören nur in die Akte, wenn eine ausdrückliche Grundlage besteht.

Auftragsverarbeitung ist zu regeln, wenn externe Dienstleister auf die Personalakte zugreifen. Das gilt für Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und IT-Betrieb. Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist der Zugriff unzulässig.

Typische Fehler und Prüfungsrisiken

Fehler eins: Der Überlassungsvertrag wird erst nach Einsatzbeginn geschlossen. Das ist unzulässig und fällt bei jeder Prüfung auf. Schließen Sie den Vertrag vor dem ersten Arbeitstag.

Fehler zwei: Die Gleichstellung wird zu spät umgesetzt. Ab dem maßgeblichen Zeitpunkt schuldet der Verleiher Equal Pay. Verspätete Zahlungen führen zu Nachforderungen.

Fehler drei: Die Personalakte ist unvollständig. Fehlen Qualifikationsnachweise oder Einsatzdokumentation, lässt sich die Rechtmäßigkeit nicht belegen. Führen Sie die Akte laufend nach.

Fehler vier: Datenschutz wird ignoriert. Zu viele Daten, keine Löschfristen, kein Verzeichnis. Das LDI NRW und die Aufsichtsbehörden ahnden Verstöße.

Prüfungsrisiken entstehen auch durch Medienbrüche. Papierakte, Excel-Liste und Zeiterfassungssystem müssen zusammenpassen. Widersprüche zwischen den Systemen sind ein häufiger Ansatzpunkt bei Prüfungen.

Checkliste für die Prüfungsvorbereitung

Häufige Fragen