Einarbeitung
Einarbeitung im Homeoffice: Pflichten, Nachweise und Musterplan
Der Beitrag erklärt die Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG im Homeoffice, welche Einarbeitungsnachweise zählen und wie ein Musterplan für vier Wochen aussieht.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG gilt auch für Arbeit im Homeoffice.
- Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Eigene Einarbeitungsnachweise sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, belegen aber die Fürsorgepflicht.
- Die BAuA beschreibt Anforderungen an Arbeitsplatz, Zusammenarbeit und Führung bei ortsflexibler Tätigkeit.
- Größere Münchner Betriebe regeln ortsflexibles Arbeiten über Betriebsvereinbarungen.
Was § 16 ArbZG im Homeoffice verlangt
Der § 16 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Pflicht knüpft an die Tätigkeit, nicht an den Ort. Sie trifft daher auch Beschäftigte, die von zu Hause arbeiten.
Zulässig ist ein Zeiterfassungssystem ebenso wie eine dokumentierte Selbstauskunft. Entscheidend ist, dass die Einträge zeitnah entstehen und nachträglich nicht verändert werden. Die Erfassung lässt sich an die Beschäftigten delegieren, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Was § 16 ArbZG verlangt
| Angabe | Erläuterung |
|---|---|
| Beginn und Ende | tägliche Arbeitszeit mit Uhrzeit |
| Dauer | Summe der Arbeitszeit je Werktag |
| Ruhepausen | Lage und Dauer, mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden |
| Überstunden | angeordnete Mehrarbeit mit Datum |
| Ausnahmen | Begründung, etwa bei Abweichungen nach § 14 ArbZG |
Nach Absatz 2 der Vorschrift sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Steuerrechtliche Fristen können darüber hinausgehen. Für die Einarbeitung folgt daraus: Die Zeiterfassung gehört von Beginn an in den Onboarding-Plan, samt Regeln zu Pausen und Erreichbarkeit.
Einarbeitungsnachweise: Onboarding-Plan, Feedback, Schulungen
Eine gesetzliche Pflicht zu bestimmten Einarbeitungsnachweisen gibt es nicht. Im Streitfall zeigt die Dokumentation, dass der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht erfüllt hat. Notizen und Protokolle gehören in die Personalakte.
Einarbeitungsnachweise
- Onboarding-Plan mit Zielen, Terminen und namentlich benannten Verantwortlichen erstellen.
- Zeiterfassung und Arbeitszeitregeln zu Beginn schulen.
- Feedbackgespräche nach zwei, sechs und zwölf Wochen ansetzen und protokollieren.
- Schulungen zu Datenschutz und Arbeitssicherheit mit Datum und Teilnehmenden erfassen.
- Nachweise in der Personalakte ablegen und bei einem Wechsel der Führungskraft übergeben.
Schritt für Schritt zum Nachweis
- Onboarding-Plan mit Zielen und Verantwortlichen erstellen
- Zeiterfassung in der ersten Woche schulen
- Feedbackgespräche nach zwei, sechs, zwölf Wochen
- Schulungen zu Datenschutz und Arbeitssicherheit dokumentieren
- Alle Nachweise in der Personalakte ablegen
Rahmenbedingungen wie Ausstattung, Kostentragung und Erreichbarkeit gehören zusätzlich in eine schriftliche Vereinbarung.
Ortsflexibles Arbeiten nach den BAuA-Hinweisen
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ordnet Homeoffice, mobile Arbeit und Telearbeit dem ortsflexiblen Arbeiten zu. Die Publikationssuche der BAuA zu ortsflexiblem Arbeiten bündelt die zugehörigen Handlungshilfen und Fragebögen.
Für die Einarbeitung sind die Gestaltung des Arbeitsplatzes, die Organisation der Zusammenarbeit und die psychische Belastung maßgeblich. Führungskräfte müssen auf Distanz ansprechbar bleiben. Feste Abstimmungstermine ersetzen die Begegnungen im Büro.
In Betrieben mit Betriebsrat werden Arbeitszeit und ortsflexible Arbeit häufig in Betriebsvereinbarungen geregelt. Grundlage dafür ist das Betriebsverfassungsgesetz.
Musterplan: vier Wochen Einarbeitung im Homeoffice
Ein Musterplan für einen Münchner IT-Dienstleister mit rund 80 Beschäftigten kann so aussehen: Woche eins dient Technik, Zeiterfassung und Datenschutzschulung, verantwortlich sind IT und Personalabteilung. Woche zwei betreut ein Buddy die fachliche Einarbeitung. In Woche drei folgen erste eigene Aufgaben mit täglichem Kurzgespräch. Woche vier endet mit Feedbackgespräch und Zielvereinbarung.
Als Werkzeuge kommen vier Kategorien zum Einsatz: Zeiterfassung mit Web-Zugang, Personalmanagementsystem für Schulungsnachweise, Videokonferenz für Abstimmungen und die Dokumentenablage des Arbeitgebers für Notizen.
Nach sechs Monaten prüft die Personalabteilung, ob Plan, Protokolle und Schulungsnachweise vollständig vorliegen.
Datenschutz bei Notizen aus dem Homeoffice
Einarbeitungsnotizen enthalten personenbezogene Daten. Für sie gilt die europäische Datenschutz-Grundverordnung, ergänzt durch das Bundesdatenschutzgesetz. Erlaubt ist nur, was für den Zweck der Einarbeitung erforderlich ist.
Dienstliche Notizen gehören auf Systeme des Arbeitgebers. Private Geräte und fremde Cloud-Dienste sind nur zulässig, wenn der Arbeitgeber sie ausdrücklich freigibt. Datenschutzschulungen werden dokumentiert und sind Teil der Einarbeitungsnachweise.
Häufige Fragen
Gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG auch im Homeoffice?
Ja. Sie knüpft an die Tätigkeit, nicht an den Arbeitsort. Der Arbeitgeber muss Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen lassen.
Welche Nachweise zur Einarbeitung sollte der Arbeitgeber führen?
Gesetzlich vorgeschrieben sind keine. Bewährt haben sich Onboarding-Plan, Feedbackprotokolle und Teilnahmenachweise zu Schulungen.
Was verlangt die BAuA bei ortsflexiblem Arbeiten?
Die BAuA beschreibt Anforderungen an Arbeitsplatzgestaltung, Zusammenarbeit und Führung. Ihre Hinweise sind keine Gesetze, dienen aber als Grundlage für Betriebsvereinbarungen.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen können längere Zeiträume vorsehen.
Dürfen Einarbeitungsnotizen auf privaten Geräten erstellt werden?
Nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Arbeitgebers. Sonst müssen dienstliche Notizen auf Geräten oder Servern des Arbeitgebers bleiben.