Personalsuche
Teil von Mitarbeiter einarbeiten: Zuständigkeiten, Phasen und Fortschrittskontrolle
Einen Einarbeitungsplan für 90 Tage erstellen
Einarbeitungsplan 90 Tage: Schrittfolge für Woche 1, Tag 30, 60 und 90 mit Zielen, Nachweisen, Formularen, Probezeitfrist und Beispielkosten für Schulungen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ausgangspunkt ist die Tätigkeitsbeschreibung der Stelle, nicht eine Kalendervorlage.
- Jede Planzeile nennt Ziel, Nachweis, verantwortliche Person und Termin.
- Woche 1 bis Tag 30Zugänge, Unterweisung, begleitete Aufgaben.
- Tag 60 und Tag 90 sind Prüftermine mit Formular und Gespräch.
- Probezeitfrist und Schulungskosten gehören in die Kalkulation.
Von der Stelle zum Plan: vier Schritte
- Tätigkeiten der Position beschreiben und daraus die nötigen Kompetenzen ableiten.
- Vier Leitfragen beantwortenZielsetzung und Hauptaufgaben, zusätzliche Aufgaben, Sozialkompetenzen, Fachwissen.
- Für jede Phase ein prüfbares Ziel mit Nachweis formulieren.
- Verantwortliche und Termin festlegenPate, Schichtleitung, Führungskraft.
Diese Vorarbeit entscheidet über die Qualität des Plans. Ohne Anforderungsprofil bleibt jede Zeile beliebig. Die Bundesagentur für Arbeit ordnet die Qualifizierung von Beschäftigten der Personalentwicklung zu und beschreibt, welche Aufgaben Betriebe planen können.
Ein Beispiel: Für eine Servicekraft lauten die Hauptaufgaben Tischservice, Getränkeausschank und Mise en Place. Das Profil nennt abgeschlossene Ausbildung, Hygienekenntnisse und Gästekommunikation. Aus beiden Texten entsteht der 90-Tage-Plan, nicht aus einer allgemeinen Vorlage.
Auch die Probezeit gehört in die Zeitplanung. Nach § 622 Absatz 3 BGB kann in einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Vor Tag 90 muss deshalb ein belastbares Urteil vorliegen.
Das 90-Tage-Raster im Überblick
| Phase | Ziel | Nachweis und Formular | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Woche 1 | Zugänge, Sicherheitsunterweisung, Vorstellung | Unterweisungsprotokoll, Zugangsliste | Fachvorgesetzte/r |
| Tag 30 | Teilaufgaben unter Begleitung | Beobachtungsbogen, Zwischengespräch | Pate oder Patin |
| Tag 60 | Teilaufgaben selbstständig | abgezeichnete Arbeitsnachweise | Schichtleitung |
| Tag 90 | vollständige Schicht, Abschlussgespräch | Abschlussprotokoll, Beurteilungsbogen | Führungskraft |
Jede Planzeile enthält damit vier Angaben: Aufgabe, Nachweis, Termin und verantwortliche Person. Fehlt eine davon, ist der Fortschritt nicht prüfbar. Wer den Beobachtungsbogen erst an Tag 60 ausfüllt, verliert die Steuerungswirkung des Zwischengesprächs.
90-Tage-Raster mit Nachweisen
- Woche 1Zugänge, Unterweisung, Vorstellung
- Tag 30Teilaufgaben unter Begleitung
- Tag 60Teilaufgaben selbstständig
- Tag 90vollständige Schicht, Abschlussgespräch
Woche 1: die ersten fünf Arbeitstage
- Tag 1Arbeitsplatz, Zugänge zu Schichtplan und Zeiterfassung, Vorstellung im Team.
- Tag 2Unterweisung zu Sicherheit und Hygiene vor der ersten Arbeitsaufnahme.
- Tag 3Rundgang mit dem Paten, Abläufe beobachten, keine eigene Verantwortung.
- Tag 4erste Handgriffe unter Aufsicht, etwa Getränkeausschank.
- Tag 5Auswertung mit dem Paten, offene Fragen sammeln, Termine für Woche 2 setzen.
Welche Pflichten Arbeitgeber treffen, bündelt die Bundesagentur für Arbeit unter Pflichten als Arbeitgeber. Unterweisungen werden unterschrieben und abgelegt, sonst fehlt der Nachweis für die Aufsicht.
Die ersten fünf Arbeitstage
- Tag 1Arbeitsplatz, Zugänge, Vorstellung im Team
- Tag 2Unterweisung zu Sicherheit und Hygiene
- Tag 3Rundgang mit dem Paten, Abläufe beobachten
- Tag 4erste Handgriffe unter Aufsicht
- Tag 5Auswertung mit dem Paten, Termine setzen
Jeder Tag endet mit einem kurzen Vermerk: erledigt, offen, strittig. Zwei Minuten pro Tag genügen, damit das Zwischengespräch an Tag 30 nicht aus dem Gedächtnis geführt wird.
Tag 30 und Tag 60: Teilaufgaben übernehmen
Tag 30 ist ein Steuerungstermin, kein Bewertungstermin. Der Pate hält fest, welche Aufgaben sicher laufen und wo Unterstützung fehlt. Beobachtet werden Tätigkeiten, nicht die Persönlichkeit.
Bis Tag 60 übernimmt die neue Person Teilaufgaben selbstständig. Nachweise sind abgezeichnete Arbeitsdokumente oder Stichproben der Schichtleitung. Sicherheitsschulungen stehen als eigener Punkt mit Termin im Plan, nicht am Ende. Die DGUV führt Qualifizierungsmaßnahmen im Bereich Aus- und Weiterbildung und liefert dafür einen Rahmen.
Tag 90: Abschlussgespräch und Probezeitfrist
Der dritte Monat prüft die Selbstständigkeit. Die neue Person übernimmt eine vollständige Schicht oder einen abgegrenzten Verantwortungsbereich. Das Abschlussgespräch beantwortet vier Fragen:
- Welche Aufgaben laufen ohne Rückfrage?
- Wo gab es Fehler oder Beschwerden?
- Welche Standards sind noch unklar?
- Welche Qualifizierung folgt als Nächstes?
Das Ergebnis wird protokolliert und zur Personalakte genommen. Eine Aufgabe ohne Nachweis bleibt offen, auch wenn ihr Termin verstrichen ist. Zeigt das Gespräch Lücken, werden sie mit Termin in den Plan aufgenommen und in die weitere Entwicklung überführt.
Beispielrechnung: Kosten eines Schulungstags
Eine eintägige Hygieneschulung kostet bei acht Teilnehmenden 180,00 Euro pro Person netto, zusammen 1.440,00 Euro netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 1.713,60 Euro brutto. Dazu kommt die Ausfallzeit: acht Stunden je Person bei 22,00 Euro Bruttostundenlohn ergeben 1.408,00 Euro Lohnkosten. Der Schulungstag kostet den Betrieb damit rund 3.100,00 Euro.
Häufige Fragen
Was gehört in Woche 1, was an Tag 30?
In Woche 1 stehen Zugänge, Unterweisung und Vorstellung der Ansprechpersonen. An Tag 30 folgen begleitete Teilaufgaben mit Beobachtungsbogen.
Muss jede Planzeile einen Nachweis haben?
Ja, sonst ist der Fortschritt nicht prüfbar. Jede Zeile braucht zusätzlich eine verantwortliche Person und einen Termin.
Warum endet der Plan vor Ablauf der Probezeit?
In der Probezeit gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Deshalb muss vor Tag 90 ein Urteil über die Zusammenarbeit vorliegen.
Welche Formulare gehören in den Plan?
Unterweisungsprotokoll, Zugangsliste, Beobachtungsbogen, Beurteilungsbogen und das Protokoll des Abschlussgesprächs.
Wer ist für den Plan verantwortlich?
Die Führungskraft führt den Plan, der Pate begleitet den Alltag, die Personalabteilung prüft die Fristen.
