Personalsuche
Teil von Mitarbeiter einarbeiten: Zuständigkeiten, Phasen und Fortschrittskontrolle
Einarbeitungsgespräche führen mit vier Leitfragen
Einarbeitungsgespräche führen: vier Leitfragen, offene Fragen, der Umgang mit kritischen Antworten, Notizen als Maßnahmen und der Weg zu Probezeit und Zielen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Einarbeitungsgespräch prüft nicht die Leistung, sondern den Stand der Einarbeitung.
- Vier Leitfragen genügenStand, Hindernis, Bedarf, nächster Schritt.
- Offene Fragen im Ich-Bezug bringen mehr als Vermutungen über das Team.
- Kurze Stichpunkte reichen, solange jede Maßnahme Person, Termin und Stand hat.
- Bleibt eine Maßnahme zweimal liegen, geht sie an Führungskraft und Personalabteilung.
Was ein Einarbeitungsgespräch leisten soll
Ein Einarbeitungsgespräch ist kein Beurteilungsgespräch. Es prüft nicht die Leistung, sondern den Stand der Einarbeitung. Für ein Gespräch reichen 15 Minuten. Wähle einen ruhigen Ort ohne Unterbrechungen, zum Beispiel einen Besprechungsraum.
Trage die Termine im Kalender der Führungskraft ein, nicht nur im Kalender der neuen Person. Fällt ein Termin aus, wird er verschoben und nicht gestrichen. Dann bleibt der Rhythmus erhalten, und die neue Person merkt, dass die Gespräche ernst gemeint sind.
Ein Beispiel für einen Rhythmus: 15 Minuten am dritten Arbeitstag, 20 Minuten am Ende der zweiten Woche, danach alle zwei Wochen bis zum Ende der Probezeit. Das ist eine Ableitung für den Normalfall, keine Vorgabe.
Rhythmus der Einarbeitungsgespräche
- 3. Arbeitstag15 Minuten
- Ende 2. Woche20 Minuten
- danachalle zwei Wochen
- bis Ende Probezeitfester Rhythmus
Regelmäßige Rückmeldung gehört zur Fachkräftesicherung. Das Themenfeld Fachkräfte des DIHK bündelt dazu Hinweise für Betriebe. Wie das einzelne Gespräch in die gesamte Einarbeitung passt, zeigt der Überblick zu Zuständigkeiten und Phasen.
Vier Leitfragen für das Gespräch
Vier Fragen decken das Wichtigste ab: Stand, Hindernis, Bedarf und nächster Schritt. Sie sind als Gedankenstütze gedacht, nicht als Fragebogen. Ein Thema pro Frage genügt, dann bleibt das Gespräch kurz und die Antworten bleiben konkret.
- Welche Aufgaben erledigst du inzwischen allein?
- Wo hat es in der letzten Woche gehakt?
- Was brauchst du von mir oder aus dem Team?
- Was ist der nächste konkrete Schritt bis zum nächsten Termin?
Stelle offene Fragen und bleibe beim Ich-Bezug. Statt "Man hört, dass es hakt" fragst du besser: "Wo kommst du gerade nicht weiter?" So spricht die neue Person über ihre eigene Lage und nicht über Gerüchte im Team.
Kritische und indirekte Antworten
Kritische Antworten kommen oft indirekt. Ein "Alles okay" nach einer Pause ist selten ein Ja. Hake freundlich nach und bleibe bei der Sache statt bei der Person. Rechtfertige dich nicht, sondern höre zu und frage nach einem konkreten Fall.
Ein Beispiel: Eine neue Kollegin sagt, die Abstimmung mit der Disposition koste viel Zeit. Notiere die Beobachtung, frage nach einem konkreten Fall und halte fest, wer das klärt. Die Kernaussage wird so zu einer Maßnahme mit Person und Termin.
Halte die Antworten in Stichpunkten fest. Ausformulierte Protokolle kosten Zeit und werden selten gelesen. Eine kurze Zeile je Maßnahme genügt: wer, bis wann, in welchem Stand. Drei Zustände reichen: geplant, in Bearbeitung, erledigt.
Ist eine Patin oder ein Pate beteiligt, zeigt der Beitrag zur Entlastung von Patin oder Pate, was dafür vorbereitet sein sollte.
Wann ein Gespräch nicht reicht
Ein Gespräch ersetzt keine Entscheidung. Lege vorher fest, wann du eine Ebene höher gehst:
- Eine Maßnahme ist nach zwei Terminen nicht erledigt.
- Zugänge, Ausstattung oder Unterlagen fehlen länger als zwei Wochen.
- Die neue Person spricht über einen Wechsel oder eine Kündigung.
- Im Team blockiert ein Konflikt die Zusammenarbeit.
Dann informierst du die Personalabteilung und hältst den Vorgang schriftlich fest. Bei einer Kündigungsabsicht informierst du noch am selben Tag. Wird die Einarbeitung dauerhaft zur Belastung, etwa durch Überstunden oder fehlende Pausen, helfen Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung.
Von den Notizen zu Probezeit und Zielen
Die Notizen sind die Grundlage für das Gespräch vor Ablauf der Probezeit. Setze es vier Wochen vor dem letzten Tag an. Dann bleibt Zeit für eine Verlängerung der Probezeit, eine Übernahme oder eine andere Entscheidung.
Aus offenen Punkten werden Ziele. Formuliere sie mit Maßstab und Termin, etwa: bis zum 30. Juni alle Standardangebote selbstständig erstellen. Vereinbare Ziele nur für Punkte, die zur Einarbeitung gehören. Alles andere gehört in das reguläre Zielgespräch.
Die Personalentwicklung der Bundesagentur für Arbeit ordnet Einarbeitung, Weiterbildung und Zielvereinbarungen diesem Feld zu.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein Einarbeitungsgespräch dauern?
Für ein Gespräch reichen 15 Minuten. Am dritten Arbeitstag und am Ende der zweiten Woche sind 15 und 20 Minuten ein Beispiel für den Anfang.
Was tun, wenn die Rückmeldung kritisch ist?
Zuhören, nach einem konkreten Beispiel fragen und nicht rechtfertigen. Danach die Kernaussage in eine Maßnahme mit Person und Termin übersetzen.
Muss jedes Gespräch dokumentiert werden?
Eine kurze Zeile je Maßnahme genügt. Wer mitschreibt, kann im Probezeitgespräch belegen, was vereinbart und was umgesetzt wurde.
