Personaldienstleister auswählen: Nachweise zur Erlaubnis prüfen

Die Erlaubnis erst nach der Unterschrift prüfen

Am teuersten wird es, wenn Sie einen Personaldienstleister beauftragen, ohne die gültige Erlaubnis nach § 1 AÜG geprüft zu haben. Fehlt sie, ist die Überlassung unzulässig; eine mündliche Zusage oder eine lange Geschäftsbeziehung ersetzt keinen schriftlichen Nachweis. Verlangen Sie vor Vertragsschluss die Urkunde und dokumentieren Sie die Kontrolle.

Arbeitgeber, die Arbeitnehmer im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit überlassen wollen, bedürfen der Erlaubnis nach § 1 AÜG. Die Bundesagentur für Arbeit erteilt diese schriftlich, befristet oder unbefristet. Nebenbestimmungen können den Einsatz auf Branchen oder Regionen beschränken. Kontrollieren Sie deshalb das Original, die Laufzeit und mögliche Auflagen, statt die Anbieterangabe ungeprüft zu übernehmen.

Zusätzlich können Sie in der Erlaubnisdatei der Bundesagentur für Arbeit nachfragen, ob die Genehmigung erteilt wurde, weiterhin gilt, widerrufen wurde oder Auflagen enthält. Notieren Sie das Prüfdatum und die zuständige Ansprechperson. Bewahren Sie eine Kopie der eingesehenen Urkunde bei den Vertragsunterlagen auf, damit der damalige Prüfstand später nachvollziehbar bleibt.

Veraltete Belege für aktuelle Nachweise halten

Ein alter Beleg kann ein ordentliches Ablagesystem vortäuschen, obwohl die finanzielle Zuverlässigkeit des Anbieters nicht mehr aktuell belegt ist. Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Krankenkasse bestätigen die Zahlung von Steuern und Sozialabgaben. Ist das Dokument älter als drei Monate, verlangen Sie eine neue Fassung, statt es als aktuellen Nachweis zu behandeln.

Vergleichen Sie Gewerbeanmeldung und Handelsregisterauszug mit dem Vertragsentwurf. Firmenname, Anschrift und Geschäftsführung sollten übereinstimmen; bei Abweichungen klären Sie den Grund vor der Unterschrift. Verlangen Sie Originale oder beglaubigte Kopien der Bescheinigungen, damit die Unterlagen dem Unternehmen zugeordnet werden können, das als Verleiher auftreten soll.

Tarifhinweise ungeprüft als ausreichenden Beleg nehmen

Eine allgemeine Tarifangabe belegt weder automatisch eine passende Entgeltregel noch, dass eine behauptete Ausnahme tatsächlich greift. Tarifverträge können die Equal-Pay-Regel beeinflussen. Fordern Sie deshalb den Tarifnachweis und eine schriftliche Regelung an, und prüfen Sie, ob der Anbieter tatsächlich tarifgebunden ist.

Nach § 8 Abs. 1 AÜG gilt nach neun Monaten grundsätzlich Equal Pay; tarifgebundene Verleiher, etwa Mitglieder des iGZ in Münster oder des BAP in Berlin, können tarifliche Abweichungen nutzen. Prüfen Sie daher den Tarifnachweis und die schriftliche Entgeltregel, statt aus dem Verbandsbezug allein auf passende Bedingungen zu schliessen.

Die gesetzliche Höchstüberlassungsdauer liegt bei 18 Monaten, sofern ein Tarifvertrag keine längere Frist vorsieht. Der Entleiher muss die Einsatzdauer je Leiharbeitnehmer dokumentieren. Legen Sie die Frist vertraglich fest und führen Sie die Angaben mit den Einsatzunterlagen zusammen, statt sie nur mündlich abzustimmen.

Beruft sich der Anbieter auf Erlaubnisfreiheit nach § 1 Abs. 3 AÜG, lassen Sie sich Tarifbindung und den Tarifvertrag zeigen. Eine unbelegte Behauptung reicht nicht. Bewahren Sie die vorgelegten Unterlagen auf und gleichen Sie sie mit den Angaben zur Entgeltregel ab.

Laufende Einsatzdaten nicht mitprüfen

Wer bei der Anbieterprüfung nur die Erlaubnis kontrolliert, übersieht die laufenden Aufzeichnungen. Der Verleiher muss Beginn, Ende und Dauer jeder Überlassung festhalten und die Unterlagen der Bundesagentur für Arbeit auf Verlangen vorlegen. Fordern Sie entsprechende Belege und gleichen Sie sie mit Ihren Bestellungen ab.

Prüfen Sie auch die Anzeigen und Auskünfte des Verleihers an die Bundesagentur für Arbeit. Lassen Sie sich dafür Nachweise vorlegen, notieren Sie das Prüfdatum und vergleichen Sie die Überlassungsangaben stichprobenartig mit Ihren Bestellungen. Hinweise zur Ablage der Einsatzunterlagen bietet der Beitrag über Zeitarbeit und AÜG-Pflichten.

AÜG-Zusagen im Vertrag dem Preis unterordnen

Ein Vertrag, der nur den Stundensatz nennt, lässt die Zusagen nach dem AÜG und die Folgen eines Verstosses offen. Nehmen Sie Pflichten zu Erlaubnis, Equal Pay, Überlassungsdauer und Aufzeichnungen ausdrücklich auf. Regeln Sie auch, welche Konsequenzen bei Abweichungen gelten; Vertragsklauseln ersetzen jedoch nicht die Prüfung der Nachweise.

Der Verleiher sollte seine Erlaubnis nach § 1 Abs. 1 AÜG zusichern, Equal Pay nach § 8 AÜG gewährleisten, die Höchstüberlassungsdauer einhalten und Aufzeichnungen zu jeder Überlassung führen. Nehmen Sie diese Punkte in den Vertragsinhalt auf und lassen Sie den Wortlaut vor der Unterschrift durch die Rechtsabteilung prüfen.

Regeln Sie auch die Folgen eines Verstosses, etwa Vertragsstrafe, Schadensersatz oder Sonderkündigungsrecht, und lassen Sie die Klauseln prüfen. Für Vertragsdauer und Ausstieg hilft der Beitrag zu Vertragslaufzeit und Kündigung. Bei Auswahl und Einsatz ist ausserdem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zu beachten.

Prüfung nach Vertragsschluss einstellen

Wer die Erlaubnis nur beim Vertragsabschluss ansieht, kann spätere Änderungen übersehen. Eine befristete Genehmigung kann ablaufen, und eine Bescheinigung verliert mit der Zeit an Aussagekraft. Legen Sie deshalb Termine für erneute Kontrollen fest und halten Sie Datum sowie zuständige Ansprechperson in Ihren Unterlagen fest.

Prüfen Sie Erlaubnis und Unbedenklichkeitsbescheinigungen mindestens jährlich erneut und kontrollieren Sie befristete Erlaubnisse zusätzlich vor deren Ablauf. Richten Sie Ihre Entscheidung nicht allein am Stundensatz aus; die Einordnung zu Kriterien, Verträge und Kosten ergänzt die Nachweisprüfung. Ergänzen Sie die Akte um datierte Belege und eine zuständige Ansprechperson.