Personalsuche
Teil von Bewerberauswahl kleine Arbeitgeber: Kriterien, Verfahren und AGG Grenzen
Absageschreiben in der Bewerberauswahl für kleine Arbeitgeber: Angaben und Fristen
Absageschreiben in der Bewerberauswahl: Welche Angaben hineingehören, welche Fristen gelten und wie kleine Betriebe den Ablauf bis zur Löschung organisieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Absage braucht keine Begründung; Name, Datum und Bezug auf die Stelle machen den Zugang nachvollziehbar.
- Das AGG gilt für jeden Betrieb, auch bei einer einzigen angestellten Person.
- Ansprüche nach dem AGG sind innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend zu machen.
- Bewerbungsunterlagen bleiben sechs Monate nach der Absage gespeichert und werden danach gelöscht.
- Die Beispielrechnung für eine Stelle mit 80 Bewerbungen liegt bei rund 206 Euro.
- Neutrale Textbausteine verweisen auf den Auswahlvergleich, nie auf Merkmale der Person.
Checkliste vor dem Versand
Fünf Punkte arbeitet die verantwortliche Person vor jedem Versand eines Absageschreibens ab.
Checkliste vor dem Versand
- KopfdatenName, Datum, Stellenbezeichnung, Kennung
- AuswahlSichtungsnotizen mit Datum und Kriterien
- Textkein AGG-Merkmal, keine Familienplanung
- UnterschriftName und Funktion der verantwortlichen Person
- Löschterminsechs Monate nach Versand eintragen
- Vollständiger Name, Datum und Bezug auf Stellenbezeichnung und Kennung stehen im Schreiben.
- Das Schreiben ist mit Namen und Funktion unterschrieben, nicht nur mit „Die Personalabteilung“.
- Der Text bezieht sich ausschließlich auf die Anforderungen der Stelle und nennt keine Merkmale der Person.
- Der Löschtermin sechs Monate nach dem Versandtag ist im Kalender oder im System eingetragen.
- Der Versandweg ist dokumentiertBrief mit Zugangsnachweis oder E-Mail an die angegebene Adresse, Sammelabsagen im BCC.
Was kleine Betriebe anders machen
Kleine Betriebe haben keine Rechtsabteilung und meist kein Bewerbermanagementsystem. Bewerbungen treffen per E-Mail, Post oder persönlich ein. Legen Sie je ausgeschriebene Stelle eine Ablage mit Löschdatum an, digital oder in Papier.
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz kennt keine Ausnahme für Kleinbetriebe. Es greift auch bei einer einzigen angestellten Person. Prüfen Sie jede Absage nach denselben Maßstäben wie ein großes Unternehmen.
In Betrieben mit weniger als fünf wahlberechtigten Beschäftigten entsteht kein Betriebsrat. Die Auswahlentscheidung bleibt bei der Geschäftsführung oder der Inhaberin. Eine zweite Person liest das Schreiben vor dem Versand gegen, wenn keine Personalabteilung vorhanden ist.
Angaben im Absageschreiben und AGG-konforme Formulierungen
Jede Absage nennt den vollständigen Namen, das Datum und den Bezug auf die Bewerbung. Nennen Sie Stellenbezeichnung und Kennung aus der Anzeige. Unterschreiben Sie mit Namen und Funktion. Eine gesetzlich vorgeschriebene Liste solcher Angaben gibt es nicht; sie sichern den Zugangsnachweis und die Nachvollziehbarkeit der Auswahl. Die Zeile „Die Personalabteilung“ genügt dafür nicht.
Eine Begründung ist nicht vorgeschrieben. Ein Satz zum Stand des Verfahrens reicht, etwa der Hinweis, dass die Stelle besetzt ist. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bündelt die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen bei Einstellung und Absage (Arbeitsrecht beim BMAS).
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität (Paragraf 1 AGG). Streichen Sie Sätze zu Familienplanung, Gesundheit, Herkunft oder Alter vollständig. Erlaubt bleibt der Hinweis auf dokumentierte Anforderungen der Stelle, etwa verhandlungssichere Deutschkenntnisse in der Kundenbetreuung.
| Nicht verwenden | Neutraler Baustein |
|---|---|
| Wir haben uns für eine jüngere Bewerbung entschieden. | Wir haben die Stelle mit einer anderen Person besetzt. |
| Trotz Ihrer Familienplanung ... | ersatzlos streichen |
| Aufgrund Ihrer Herkunft ... | ersatzlos streichen |
| Sie waren leider nicht gut genug. | Wir haben uns für eine Bewerbung mit passgenauerer Erfahrung in der Projektsteuerung entschieden. |
Ablauf von der Bewerbung bis zur Löschung
Der Ablauf folgt fünf Schritten. Die Zeitangaben sind betriebliche Zielwerte, keine gesetzlichen Fristen.
- Eingang bestätigeninnerhalb von drei Werktagen, mit Hinweis auf die Speicherdauer.
- Auswahl dokumentierenSichtungsnotizen mit Datum und Kriterien ablegen, verantwortlich ist die Geschäftsführung.
- Absage versendeninnerhalb einer Woche nach der Entscheidung, bei mehrstufigen Verfahren nach dem letzten Gespräch.
- Löschtermin vormerkensechs Monate nach dem Versandtag im Kalender oder im System eintragen.
- Löschen und protokollierenPapierakten schreddern, digitale Dateien und Anhänge entfernen, Protokoll mit Datum und Name ablegen.
Aufbewahrung: sechs Monate und der Grund dafür
Bewerbungsunterlagen werden sechs Monate nach der Absage aufbewahrt. Diese Frist steht nicht im Gesetz; sie ergibt sich aus der Geltendmachungsfrist des Paragraf 15 Absatz 4 AGG und der Zeit, die ein anschließendes Verfahren benötigt. Danach fehlt der sachliche Grund für die Speicherung.
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist. Für die Personalverwaltung gilt ergänzend Paragraf 26 des Bundesdatenschutzgesetzes. Löschen Sie auch Kopien in Postfächern, Portalen und Tabellen. Ein Löschprotokoll mit Datum, Vorgangsnummer und Name genügt als Nachweis.
Beispielrechnung: Porto und Dokumentenmanagement
Beispielrechnung für eine Stelle mit 80 Bewerbungen, eigene Annahmen, Stand 2025:
- 76,00Euro Porto80 Absagen als Standardbrief zu 0,95 Euro
- 9,60EuroDruck, Papier und Umschläge zu 0,12 Euro je Schreiben
- 120,00EuroArbeitszeit von fünf Minuten je Vorgang bei 18,00 Stundenlohn: Euro
- 205,60Euro je ausgeschriebener StelleSumme
Die Porto- und Materialbeträge enthalten 19 Prozent Umsatzsteuer, die Arbeitszeit ist ohne Umsatzsteuer gerechnet. Bei Versand per E-Mail entfällt das Porto; dafür kommen Scans und ein Bewerbermanagementsystem hinzu. Wie viel ein Bewerbermanagement-System kostet, hängt vom Anbieter und vom Umfang der Nutzung ab.
Häufige Fragen
Kurze Antworten auf die Fragen, die vor dem Versand einer Absage immer wieder auftauchen.
Muss ich eine Absage begründen?
Nein, eine Begründung ist nicht vorgeschrieben. Wenn Sie eine geben, beziehen Sie sich auf sachliche Auswahlkriterien.
Wie lange muss ich Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Sechs Monate nach der Absage, sofern kein Verfahren anhängig ist. Danach löschen Sie Papierakte und Dateien.
Darf ich per E-Mail absagen?
Ja, an die in der Bewerbung angegebene Adresse. Sammelabsagen gehen im BCC an alle Empfänger. Über Erhebung, Zweck und Löschung der Bewerbungsdaten informieren Sie nach Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung schon bei Eingang der Bewerbung; in der Absage nennen Sie den Löschtermin.
Was gilt bei unaufgeforderten Bewerbungen?
Auch hier läuft die Frist von sechs Monaten. Ohne Einwilligung speichern Sie die Unterlagen nur, solange eine passende Stelle offen ist.
Wer unterschreibt die Absage?
Die Person, die die Auswahlentscheidung verantwortet, mit Namen und Funktion.
